Boooksprint : embarquement pour l’Agile Rocket

Lors d’une discussion autour d’un verre, Christophe Keromen me partagea son envie de faire quelque chose pour les fêtes de fin d’année.

5 personnes, 4 jours, 50 pages…

Voici comment il me présenta le concept du Booksprint qu’il avait déjà expérimenté pour l’écriture du Petit Guide du Management Lean il y a de cela quelques années. Même s’il était difficile de savoir si j’étais à la hauteur du challenge, l’idée m’a tout de suite séduite. Il ne restait plus qu’à trouver nos compagnons de route. Julien Porot, Arnaud Gervais et Gregory Alexandre sont les courageux à avoir finalement répondu à l’appel : les Boooksquetaires étaient formés ! 🙂

Je vous partagerais les détails de cette aventure au travers de 4 articles :

• Boooksprint – embarquement pour l’Agile Rocket
• Boooksprint – au coeur du PI #1 (Partie 1)
• Boooksprint – au coeur du PI #1 (Partie 2)
• Booksprint : l’expérience d’équipe distribuée
• Booksprint : fin de l’aventure

Si vous êtes prêts, en avant toute ! 😉

Départ pour l’aventure

Vendredi 16 Décembre 2016, c’est parti pour rejoindre Christophe à Carnac. Direction Auray en train pour les parisiens et Nantes en avion pour notre lyonnais. Et tout cela dans la bonne humeur ! 😉

Après quelques heures de trajet, nous voilà arrivés à destination.

Nous allons utiliser la matinée du lendemain pour bien nous préparer avant le décollage : ce sera notre période de sprint 0.

Mais pour le moment, c’est repos, pour pouvoir redémarrer en forme ! 😉

L’Agile Rocket

On commence dès 9h avec une présentation de l’Agile Rocket par Christophe. On découvre que l’initiative provient au départ d’une volonté de proposer une démarche de transformation modulaire et plus légère, pour les équipes ainsi que pour le coach.

Cet accompagnement court permettrait :

• de mieux anticiper la charge pour le coach, les équipes et les managers,
• d’évaluer la maturité de l’équipe en fin de module pour décider de poursuivre ou pas
• de communiquer autour d’une métaphore visuelle simple à partager

Nous avons ainsi pu avoir une vision plus globale du projet, décrivant :

• Les modules principaux correspondant au coeur de la démarche d’accompagnement : Management visuel, Amélioration continue, Flux,
• Les stabilisateurs permettant de ne pas décrocher et retomber au sol, ils soutiennent et renforcent la démarche : Management Agile, Maîtrise personnelle,
• Les boucliers thermiques aidant à limiter les risques et à protéger l’équipage en s’assurant que l’on produit la bonne chose de la bonne manière : Culture Produit, Excellence de l’ingénierie,
• La North Star représentant l’objectif que tout l’éco-système autour de la fusée souhaite atteindre,
• L’antenne de téléguidage permettant de sonder l’environnement pour recueillir du feedback et s’adapter : Systémique, Complexité.

Tout cela alimenté par le fuel de la Culture Agile.

Comment allons-nous fonctionner ?

Méthodique comme à son habitude, Christophe nous avait préparé un plan de bataille initial pour ces 4 jours.

Découpage fonctionnel

Notre travail serait donc découpé en 2 incréments de 2 jours que l’on a appelé PI pour Program Increment :

• Le PI #1 devait comporter les modules coeur de la rocket : Management visuel, amélioration continue, flux auxquels on ajouterait la North Star et une introduction.

• Le PI #2 devait comporter les stabilisateurs et boucliers thermiques : Management Agile, Maîtrise personnelle, Culture Produit et Excellence de l’ingénierie.

Programme de la journée 1

Niveau méthode, nous allons partir sur les événements Scrum : Sprint Planning, Stand-up meeting, Sprint Review et Rétrospective. L’idée étant d’effectuer au moins 2 sprints par jour avec une moyenne de 2 chapitres par sprint. Tout cela en gardant bien en tête qu’à la fin de chaque PI, nous devrons livrer un incrément « intégré » de produit !

Dans un premier temps, nous sommes partis sur une base de sprints de 3h, ce qui nous a emmené au découpage temporel suivant :

• 30′ pour faire notre sprint planning
• 15′ de Stand-up en milieu de sprint
• 30′ pour effectuer revue et rétrospective de sprint

Le cadre de notre produit

Comme toute équipe Agile, nous sommes également passés par la périlleuse étape des Definition of Done pour s’aligner sur la forme et la structure de notre produit final.

Nous avons alors définis 2 storyotypes – sans vraiment d’ordre d’importance :

Pour le livre

• Illustrations
• Table des matières
• Un petit mot des auteurs
• Visuel de couverture
• 4ème de couverture
• Glossaire

Pour un chapitre

• Bibliographie
• Pour aller plus loin : des liens et articles supplémentaires
• Exemples d’ateliers
• Une histoire : une dose de narratif pour le contenu
• 5 conseils pour rater
• Templates de mise en oeuvre : un processus type
• L’essentiel : un résumé en quelques bullet points
• Toolkit écossais : une liste d’éléments de matériel type
• Citations

Nous avions bien conscience que tous ces éléments n’avait pas tous un caractère obligatoire mais le temps nous étant compté, nous avons peut-être inconsciemment fait le choix de l’empirisme pour nous adapter au besoin.

Pour qui écrivons-nous ?

Dans la perspective de construire un produit adapté, centré sur les besoins utilisateurs, il était inévitable de définir ces fameux « utilisateurs ». Nous nous sommes donc attelés à l’exercice des personas ! Les plus créatifs d’entre-nous ont ainsi pu laisser libre cours à leur imagination teintée d’humour ainsi qu’à leurs talents d’artiste 🙂

Je vous les présente :

Kouigna Man : Gooodien

Je fais partie de la société Goood! et j’aimerais pouvoir m’appuyer sur une démarche simple et structurée pour pouvoir monter en compétence. De plus, si elle me permet de développer un savoir-faire et une culture partagés avec mes collègues, cela contribuera à renforcer notre état d’esprit d’entreprise !

Jean-Noël : Décideur

J’ai des besoins en transformation mais je suis perdu dans toutes les offres du marché. J’ai envie de comprendre comment cette démarche se déploie et en quoi elle peut m’être utile. De plus, je n’ai pas envie de me lancer dans un engrenage que je ne maîtriserais pas. Je préfèrerais au contraire avoir la possibilité de pouvoir adapter la démarche selon mes besoins !

Ernestette : Membre d’équipe

Ce n’est pas la première fois que l’on me demande de changer. J’ai besoin de comprendre là où on m’emmène, comment je vais être impactée et surtout ce que j’ai à y gagner ! Si je pouvais savoir à l’avance ce que l’on va me demander de faire et comprendre pourquoi c’est important, cela me rassurerait !

Cathy : Manager

Malgré tout l’intérêt que je vois aux démarches de transformation, elles prennent du temps. J’ai besoin de connaître l’effort et le temps qui va être demandé à mes équipes ainsi qu’à moi-même. J’entends souvent parler d’agilité et d’auto-organisation, mais quel est mon rôle dans tout ça ?

Milouz : Coach / Consultant

Je suis Coach Agile et j’aimerais avoir une alternative d’accompagnement plus légère. J’en ai un peu marre de faire du Scrum ou du Kanban, ce qui m’importe est d’apporter une vraie démarche d’apprentissage aux équipes et aux organisations pour les aider à devenir actrices de leur transformation.

Note : Au vu de la difficulté de la sélection, nous avons malheureusement dû mettre de côté Jean-René, cuistot.

Maintenant que l’on a défini les règles, le périmètre et les cibles, construisons le Management visuel pour suivre notre avancée ! 😉

Construction de notre Obeya

C’est la chambre de Christophe qui deviendra notre salle Obeya, où toutes les informations concernant le projet seront centralisées et où nous effectuerons nos points de synchronisation également appelés « boucles de feedback » par certains. C’est également là où nous allons installer notre Management visuel.

Note : Christophe a fait une courte vidéo pour montrer la transformation de la chambre.

Management Visuel

Nous avons opté pour un processus comprenant les étapes suivantes :

• To Do : espace pour disposer notre backlog
• Écriture : les parties sur lesquelles on est effectivement en train de travailler
• En attente de relecture : signalement des éléments prêts à être revus
• Relecture : les tâches en cours de relecture
• Relu par 2 personnes : état indiquant qu’un élément a bien été relu par au moins 2 personnes
• En cours d’intégration
• Intégré : état indiquant que l’on a bien packagé les éléments dans notre produit à livrer
• Done

Ayant défini plus tôt le périmètre du PI #1, nous avons simplement défini les lignes de nages correspondant à chaque module traité ce qui nous donnera rapidement un visuel sur l’avancée de chacun d’entre-eux.

Structure des modules

Maintenant, il nous fallait visualiser la structure de contenu des différents modules.

Nous sommes alors partis de la Definition of Done d’un chapitre et en avons extrait un sous-groupe. Les éléments sélectionnés correspondaient à ce que l’on considérait devoir être notre produit minimal. Voici ce que l’on a retenu :

• La Question : résume la ou les problématiques adressées dans le module
• Une histoire Avant : introduction de la problématique sous forme d’histoire
• Contenu : description de la proposition d’accompagnement correspondant au module
• Illustrations
• Une histoire Après : description des bénéfices obtenus après l’accompagnement
• Templates de mise en oeuvre : processus type d’accompagnement
• Exemples d’ateliers : liens vers des sources externes décrivant les ateliers proposés

Un done symbolique

Pour garder une vue d’ensemble et pouvoir célébrer nos succès (oui c’est important !), nous avons construit le squelette de l’Agile Rocket qui se remplira au fur et à mesure de notre avancement.

C’est un artefact clé qui nous permettra de garder un oeil sur notre objectif final et nous refocaliser si besoin.

Nos avatars

Maintenant, pour savoir qui va travailler sur quoi, nous avons construits nos avatars sur des mini post-its. Comme on peut le demander dans les équipes, ils doivent être suffisamment explicites pour être univoques : je trouve que l’on s’en est pas si mal sortis ! 😛

En avant pour le PI #1

Après avoir établi notre base de travail, nous sommes fin prêt à débuter le PI #1 et à lancer notre premier Sprint ! 😉

La suite dans le prochain article : Boooksprint – au coeur du PI #1 (Partie 1)