Boooksprint : l’expérience d’équipe distribuée

Quatrième article sur le Boooksprint ayant eu lieu en cette fin d’année 2016 avec les Boooksquetaires Goood!.

En ce 3ème jour d’aventure, c’est un tout nouvel épisode qui commence. En effet, ce second PI se focalisera sur 2 grandes thématiques :

• Les boucliers thermiques permettant de s’assurer que l’on va au bon endroit (Culture Produit), de la bonne manière (Excellence de l’ingénierie)
• Les stabilisateurs garantissant le support (Management Agile) et l’efficience (Maîtrise Personnelle) nécessaire pour garder la bonne trajectoire

A la différence des jours précédents, nous serons 4 sur place et un booksquetaire sera à distance.

Avec un nouvel objectif, de nouveaux espaces de découverte et une nouvelle organisation d’équipe, la dynamique du PI #2 s’annonce très différente ! 😉

La série d’articles Boooksprint :

• Boooksprint : embarquement pour l’Agile Rocket
• Boooksprint : au coeur du PI # 1 (Partie 1)
• Boooksprint : au coeur du PI # 1 (Partie 2)
• Boooksprint : l’expérience d’équipe distribuée
• Boooksprint : la fin de l’aventure

Plan de route

Suite au départ de Grégory, des discussions émergeaient déjà quant à l’organisation de ce prochain PI.

En effet, il y avait une différence majeure avec le précédent PI : nous n’avions rien de vraiment structuré en termes de contenu cette fois-ci ! Il nous fallait alors construire un backlog d’idées pour remplir nos thèmes d’étude. Julien et Arnaud ont alors conçu un mécanisme itératif pour nous permettre de réfléchir et classifier les sujets qui émergeront de nos échanges.

Notre plan de route des 2 prochaines journées fut organisé de la manière suivante :

• La première demi-journée aura pour but de construire notre backlog et de planifier notre périmètre d’écriture
• La deuxième et la troisième adresseront nos 2 thèmes principaux
• La dernière portera sur la finition du livre

9.00 – Construction du Backlog

Ayant un de nos boooksquetaires à distance, un outil était nécessaire pour pouvoir élaborer ensemble notre backlog d’idée.

Julien nous a proposé d’utiliser Retrium, qu’il utilise pour effectuer des rétrospectives ou d’autres ateliers avec des équipes distribuées. C’est alors en vrai maître de cérémonie qu’il a facilité notre matinée.

Voici une capture d’écran pendant l’élaboration du module Maîtrise Personnelle :

Le processus mis en oeuvre était le suivant :

• Une timebox était définie par module
• Chacun écrivait les sujets qui lui semblaient pertinents à adresser dans le module
• On effectuait un regroupement puis une catégorisation des différentes propositions
• On les insérait comme fil conducteur dans le fichier d’écriture propre au module

Malgré une ambiance toujours très bonne au sein du groupe, la dynamique avait changée. Nous étions soumis aux problèmes techniques liés à l’outil ou à la visio, les échanges étaient moins fluides et on pouvait sentir que l’on ramait un peu plus. Après avoir eu suffisamment d’éléments dans chaque partie, nous nous sommes finalement lancés pour le premier Sprint de ce second PI ! 😉

Note : Déblayer un terrain inconnu n’est pas une tâche particulièrement agréable et nous avons parfois voulu être trop précis sur certains sujets. Cela nous a probablement coûté un peu de temps et de rythme.

11.00 – Début du premier Sprint

Le premier Sprint débute alors par une mise à jour du Management Visuel. Christophe et Arnaud affichent les nouveaux modules et les éléments spécifiques de Definition of Done.

La phase de planning est assez rapide et ne se passe pas comme prévue. En effet, nous allons tous partir sur un module différent pour défricher le terrain :

• Grégory va s’occuper du module Culture Produit
• Après quelques hésitations, Arnaud s’empare du module Management Agile
• Julien se porte volontaire pour prendre le module Excellence de l’ingénierie
• Ayant un de mes sujets de prédilections dans le module Maîtrise personnelle, je me suis naturellement lancé dessus.

Christophe lui s’attele aux parties accessoires mais nécessaires du livre : la préface, l’introduction, la 4ème de couverture,  le mots des auteurs… Il jouera de plus, comme au premier PI, un rôle de PO pour nous aider à structurer et homogénéiser nos productions.

Note : De rythme plutôt matinal, Christophe avait déjà commencé ces parties pour que l’Agile Rocket Guide ressemble véritablement à un livre. Il est vrai que nous nous étions tellement focalisés sur le contenu que l’on en avait oublié la forme ! 😉

12.00 – On tâte le terrain

Le premier Standup était l’occasion de prendre la température dans chacun des modules :

• Arnaud a commencé par définir la question et a ébauché un morceau d’histoire
• Julien a opté pour poser du contenu ce qui lui permettra de remonter à la question par la suite
• Grégory sent qu’il théorise et explique beaucoup de notions autour de la culture projet/produit et a peur de s’étendre. Difficile pour lui de se positionner
• De mon côté, j’y suis allé de bon coeur en récupérant des supports que j’avais déjà construit auparavant lors d’une mission et suis plutôt confiant

On pouvait sentir comme lors de notre tout premier jour d’écriture que nous avions du mal à prendre nos marques. Forts de l’expérience du premier PI, nous avions moins de difficultés pour nous lancer dans l’écriture, mais nous n’arrivions pas vraiment à lui donner du corps.

Je pense que le changement d’objectif, la recherche de fil conducteur et la nouvelle organisation d’équipe nous a légèrement fait redescendre dans une phase de Storming :

La fin du Standup sonne l’heure du déjeuner qui nous aidera probablement à reprendre des forces ! 😉

14.00 – C’est reparti !

L’après-midi repart sur les chapeaux de roue. Le planning n’a même pas lieu car nous savons déjà tous ce que nous allons faire avant le prochain point de synchronisation.

De mon côté, je continue à peaufiner ma partie sur le Processus de Responsabilité de Christopher Avery mais je commence à me demander si la granularité que j’utilise est la bonne. En effet, si l’on souhaite garder une certaine homogénéité des modules, soit une quinzaine de pages en moyenne, le sujet que je viens de décrire en fait déjà 5 ! Il y a donc un problème quelque part.

Je décide d’en discuter au prochain point de synchronisation et commence à structurer le reste du module en posant les bases des autres thématiques .

15.30 – Synchro

Nous avons chacun avancé sur nos parties mais il reste difficile de trouver un fil conducteur. Nous ne sommes pas très satisfaits de ce que l’on a produit et l’on sent qu’un certain malaise s’installe.

J’en profite pour exprimer mes doutes sur ce que j’ai commencé à écrire et sur le fait que j’atteindrais bientôt un point mort. J’ai en effet besoin de feedback pour savoir si je vais dans la bonne direction. En attendant d’obtenir un retour, je vais faire une relecture de la 4ème de couverture et des parties d’introduction pour effectuer une première passe.

Julien nous fait part de ses difficultés quant à sa partie qu’il ne maîtrise pas très bien. Il est vrai que le module Excellence de l’Ingénierie était probablement l’un des plus difficiles à appréhender au vu des profils que nous avions au sein des boooksquetaires. Christophe va lui donner un coup de main pour tenter de lui donner des pistes.

16.30 – Rétrospective et binômage

Notre première rétrospective à distance se passe sans encombre. Nous n’utilisons plus les Post-its et la formalisation du premier PI. Il est surtout important pour nous de partager pour pouvoir amorcer la suite avec le moins de craintes possibles.

J’ai de mon côté atteint le fameux point mort où je ne sais plus comment avancer. En effet, j’ai rédigé le contenu des autres composantes de mon module mais sans grande conviction : je n’arrive pas à trouver de fil conducteur ce qui rend l’ensemble très morcelé ! Je décide alors de passer la prochaine période d’écriture en binômage avec Arnaud pour lui apporter, je l’espère, une perspective extérieure.

17.00 – Le retour du binômage

Je commence par faire une passe de relecture, ce qui nous permet en temps réel de pouvoir modifier, corriger et mettre à jour certains éléments. J’en profite pour challenger Arnaud sur la structure et le contenu : il a en effet comme moi posé beaucoup de choses sur le papier mais sans véritable fil conducteur pour donner du sens au tout. Nous échangeons sur des thématiques telles que l’autonomisation des équipes par le manager ou encore la définition du cadre permettant à chacun de prendre des initiatives et de s’épanouir. Cela me fait penser au Cercle de sécurité de Simon Sinek décrit dans ce TED sur le leadership et que je profite de lui partager. Nous enrichissons ainsi ensemble le contenu au fur et à mesure de nos échanges.

Il est intéressant de voir que la discussion fait toujours émerger de nouvelles idées et qu’elles semblent être toutes aussi structurantes pour moi que pour Arnaud. On travaille ensemble mais surtout, on apprend ensemble ! 🙂

18.30 – Focalisation et trinômage

Suite à un point de synchronisation particulièrement rapide, nous repartons tous sur nos chantiers respectifs.

Christophe complète ses parties suite aux relectures et commence à faire une passe sur le contenu particulièrement complet de Grégory.

Pendant ce temps, Arnaud part binômer avec Julien pour lui porter main forte. Après quelques relectures et mises à jour dans mes parties, je m’en vais les rejoindre pour trinômer. En effet, je suis toujours en manque d’inspiration de mon côté et je me dis que je pourrais peut-être leur apporter mon aide avec un regard extérieur.

Nous n’avançons pas tant sur le contenu que sur l’organisation générale du module. Julien semble avoir les mêmes problématiques que nous pour trouver un cheminement qui lui parle et sur lequel il pourrait libérer tout son potentiel créatif. Il en vient même à penser que repartir d’une feuille blanche lui serait profitable pour retrouver un fil conducteur qui lui convienne.

19.30 – La fatigue se fait sentir

La revue est le moment de faire le point sur ce que l’on a réussi à produire jusqu’ici.

Le résultat n’est pas très encourageant :

• Arnaud et moi avons bien avancé sur le contenu de nos modules mais nous n’arrivons pas à trouver de liant entre les différentes thématiques abordées.
• Grégory a produit en flèche, la difficulté réside dans la sélection des sujets et le style d’écriture
• Julien a encore du mal à trouver ses marques dans le module d’Excellence de l’Ingénierie

Le moral n’est pas au plus fort et on peut sentir que la fatigue accumulée des 2 précédents jours pointe le bout de son nez. On en vient même à faire une rétrospective penchée !

Le diner est ainsi bienvenu pour pouvoir reprendre des forces et surtout nos esprits ! 😉

Note : On remarquera que nous ne sommes pas allé prendre l’air pour la pause déjeuner cette fois-ci !

21.00 – le capitaine à la rescousse

Ayant bien entendu nos cris de détresse pendant la journée, Christophe a usé de ses dernières forces de la journée pour redonner un cap à son équipage en dérive ! C’est à genoux devant son paper board qu’il nous exposa sa vision des modules Management Agile, puis Maîtrise Personnelle.

Voici le résultat pour le module Management Agile :

Voici le résultat pour le module Maîtrise Personnelle :

Après une démonstration fluide et pleine de sens, c’est avec un regain de motivation (et un soupçon d’admiration) que nous sommes allés nous reposer pour la dernière ligne droite. Je pense que c’est à ce moment critique que nous aurions pu basculer, mais c’était sans compter sur Christophe qui a su jouer son rôle de capitaine avec brio ! 😉

Apprentissages

• Nous avons souvent dû désobéir à nos plans initiaux, ne correspondant pas à nos besoins émergeants du moment
• Les changements dans une équipe ont un véritable impact sur sa productivité et sa dynamique générale : malgré les outils, la distance joue un rôle important
• Il est difficile de tenir les événements lorsque le temps presse, mais il est important de comprendre pourquoi ils ont de la valeur
• On travaille ensemble mais surtout, on apprend ensemble
• Un leader a la capacité de faire basculer un moment de doute en une énergie palpitante