La fin du premier Incrément de programme arrive au sein de la Tribu que j’accompagne et la question de l’animation de la rétrospective se pose.

Suite à un échange avec les personnes ayant des rôles clés dans l’organisation, je me suis engagé à proposer un format permettant de faire travailler ces 60 personnes ensemble pendant 2 heures, de manière agile bien évidemment !

Voici en détail ma proposition ! 🙂

Note : Pour ceux ayant lu mes articles précédents intitulés « 30 personnes, une heure : quelques formats de rétrospectives« , sachez que la progression n’est pas linéaire ! 😛

Contexte

Avant de rentrer dans le détail de ma proposition, voici quelques éléments de contexte :

• Des sujets ont commencé à être listés par les Scrum Masters des différentes équipes lors des Scrum of Scrums hebdomadaires
• Les sujets semblant nécessiter un temps de travail dédié ont été mis de côté
• Plusieurs propositions de format ont été évoquées suite à l’inspiration d’autres contextes : Open Space, World Café…
• La plupart du temps, un certain nombre de sujets étaient sélectionnés en amont afin de focaliser les personnes sur leur traitement pendant le temps de la rétrospective

Après quelques échanges avec un collègue coach, nous étions d’accord sur le fait qu’il était important d’adresser des sujets représentatifs du terrain et des besoins des équipes pour que cet événement fasse sens à tout le monde.

En plus de cela, nous pensions que de faire émerger ces sujets plutôt que de les imposer serait plus cohérent avec la démarche Agile que nous souhaitions mettre en place. Maintenant, il était également nécessaire de ne pas faire tourner ce moment en « bureau des pleurs » comme certaines personnes ont pu le vivre dans le passé.

Comme l’adage le dit :

On a pas de seconde chance de faire une première bonne impression.

Pour une première rétrospective de Tribu, il y a donc de l’enjeu !

Déroulé

Comme le montre le Scribing ci-dessus, le format proposé se compose de 2 parties complémentaires : un fil conducteur commun et une partie avec options. Après tout, ceci n’était qu’une proposition ! 🙂

Il s’avère que c’est l’option avec la mécanique type « Consensus Workshop » qui a été sélectionnée donc c’est celle que je décrirais plus bas.

Note : Vous comprendrez pourquoi je dis bien « type » et non pas « Consensus Workshop » en tant que tel.

Décrivons le fil conducteur dans un premier temps :

• Introduction (5′)

On rappelle l’intention de la rétrospective et on explicite ce que l’on cherche à obtenir au bout des 2 heures.

On peut potentiellement parler des étapes de l’animation mais je n’ai pas toujours trouvé cela utile en soi en dehors de l’aspect informatif. L’idée est avant tout de bien accompagner les participants à chaque étape.

• Présentation du Processus de Responsabilité (5′) :

Dans un premier temps, je pensais afficher cette phrase :

On peut facilement se plaindre d’une situation, que l’on construit et dont on profite

L’intention est avant tout d’éviter ce fameux « bureau des pleurs » en mettant en avant le fait que nous avons tous une responsabilité dans ce qui nous arrive. Nous sommes d’ailleurs bien là pour y remédier !

On peut potentiellement voir comment cette phrase résonne chez certaines personnes pour espérer pouvoir donner le ton de l’événement.

Dans un second temps, je pensais afficher le Processus de Responsabilité :

Sans rentrer dans les détails du modèle en lui-même, le message que je souhaitais passer est que lorsque l’on est sous la ligne – c’est-à-dire dans l’Accusation, la Justification, la Culpabilité, l’Obligation ou la Fuite – on parle plus du problème qu’on ne le résout.

Il n’est véritablement pertinent d’échanger que lorsque l’on se trouve dans l’état mental de Responsabilité : c’est-à-dire en ayant pleinement conscience de notre capacité à répondre à la situation et en en assumant les conséquences.

On passe ensuite rapidement à la séquence suivante.

Note : Mon intention sous-jacente est de permettre aux participants d’avoir une grille de lecture supplémentaire lors des échanges qui auront lieu par la suite. Potentiellement, ils pourraient également s’entraider pour rester en Responsabilité.

• Présentation des 2 grands thèmes (5′)

Comme je le précisais plus haut, il m’apparaissait important de donner la main le plus possible aux participants et donc de faire émerger les sujets susceptibles d’apporter le plus de valeur à ce moment donné.

Cependant, avec un groupe de 60 personnes et dans le temps imparti cela me semblait compliqué de tenter de l’émergence en aveugle.

Partant des informations que j’avais du terrain et en me basant sur la liste des sujets amenés par les équipes au fur et à mesure, j’ai sélectionné 2 grands thèmes dans lesquels l’émergence aura lieu. On pourrait dire que je définis ici le cadre dans lequel l’auto-organisation sera en sécurité.

Ces 2 grands thèmes sont les suivants :

1. Comment améliorer les interactions entre couches (équipe et programme) ?
2. Comment améliorer le Delivery ?

On a ici une problématique verticale et une problématique horizontale permettant, selon moi, de couvrir l’ensemble des sujets possibles.

On demande ensuite aux participants de former 2 groupes de 30 personnes, le plus représentatif possible de l’ensemble de la Tribu, et de sélectionner un des 2 thèmes.

Note : une astuce est de disposer 30 post-it d’une couleur et 30 post-it d’une autre couleur pour visualiser la répartition facilement.

On définit enfin 2 espaces dans la salle afin de permettre à chaque groupe de travailler plus sereinement.

• Recherche et Émergence de sous-thèmes (20′)

Nous entrons dans la mécanique que je décrivais comme « type Consensus Workshop ».

Dans chaque groupe, on va demander aux participants :

• • (1′) De réfléchir individuellement à 3 idées
  • (2′) De réfléchir en binôme et de ne garder que 3 idées
  • (5′) De réfléchir à 6 et de ne garder que 3 idées

Note : Ayant un groupe de 30 personnes, nous en arrivons donc à un total de 15 idées.

• (10′) On partage alors en groupe complet sur une surface plane commune telle qu’un mur ou un sticky wall préparé au préalable avec 4 grandes catégories : People, Process, Tools, Structure.

Les groupes sont invités à expliciter leurs idées une par une et à les placer dans la catégorie la plus adéquate. Si un autre groupe a une idée similaire, il peut aller également déposer son idée pour gagner du temps.

On sélectionnera par la suite les 2 catégories les plus fournies pour les étudier plus en profondeur dans la séquence suivante.

Note : L’idée des catégories n’est qu’un moyen de voir rapidement le genre de problématiques actuellement rencontrées dans les équipes. On aurait pu utiliser un autre modèle pour le coup mais celui-ci est celui que j’affectionne tout particulièrement en ce moment 😛

• Traitement des sous-thèmes (45′)

On arrive à cette séquence avec normalement 4 sous-thèmes identifiés : 2 provenant du thème de l’amélioration des interactions entre couches et 2 provenant du thème de l’amélioration du Delivery.

Le groupe est à nouveau au complet à 60 personnes et prend connaissance des 4 sous-thèmes qu’il va devoir traiter.

On fonctionnera ici sous forme de World Café :

• • 4 Ilots correspondant chacun à un sous-thème
  • Un ambassadeur qui aura pour mission d’effectuer la restitution
  • Un paperboard (que l’on aura préalablement formaté pour la restitution) et des feutres bien évidemment

En parlant du Paperboard, voici le format que je propose :

L’idée principale de ce format repose sur les éléments suivants :

• Exploration : toutes les idées exposées sous ce thème sont stockée dans la première colonne « A Explorer ». Comme son nom l’indique, on va explorer une à une les idées qui ont été proposées quitte à en ajouter / modifier / supprimer sur le chemin. L’intention est d’animer cette partie dans la même veine que dans mon article « Optimisation de réunion par la facilitation« .
• Décision : chaque fois que c’est possible, une action est définie et déposée dans cet espace. Elle sera caractérisée par un libellé, un ou plusieurs porteurs et une échéance. Ce sont ces éléments qui seront rapportés à l’ensemble du groupe lors du débriefing.

On répartit ensuite de manière équitable les participants dans les ilots et toutes les 10 minutes, un signal sonore indiquera qu’ils ont la possibilité de changer d’ilot et de contribuer à un autre sujet s’ils le souhaitent.

Note : En effet, il semblait pertinent de laisser le choix aux personnes de bouger ou non selon l’engagement qu’elles pouvaient avoir sur un sujet.

• Débriefing (20′)

La phase de débriefing devrait être assez simple dans le sens où les Paperboards ont un format similaire, préparant d’une certaine manière le discours.

On laisse 5 minutes à chaque ambassadeur pour présenter le contenu de leur sujet ainsi que les actions et les porteurs définis.

• Clôture (10′)

Pour clôturer la session, on peut faire un ROTI, mais pour être honnête, je n’en suis pas fan (cf mon article sur le sujet).

Vu que c’est la première rétrospective, je serais plus pour demander comment les participants ont vécu cette session et comment on pourrait faire mieux la prochaine fois.

N’oublions pas de remercier tout le monde pour le travail accompli et partons avec le sourire ! 🙂

Conclusion

Voici ce à quoi ressemble la proposition que j’ai faite pour cette rétrospective. N’ayant pas eu encore lieue, je ne peux pas encore vous faire de feedback mais ce qui est sûr c’est qu’elle sera challengeante et nécessitera une facilitation de qualité pour tenir les objectifs et le timing !

En espérant que cela aura néanmoins pu nourrir votre curiosité, n’hésitez pas à me dire comment vous auriez répondu à ce challenge 🙂