30 personnes, une heure : quelques formats de rétrospective (Partie 1)

Dans le cadre d’une démarche d’Agilité à l’échelle, j’accompagne aujourd’hui une équipe d’environ 30 personnes. Après quelques jours en leur compagnie, j’ai appris qu’ils avaient l’habitude de terminer leurs itérations par une session combinant Revue + Rétrospective + Planning en 2 heures. N’étant pas de nature à vouloir tout casser dès mon arrivée, je leur ai proposé de prendre la partie Rétrospective en la time-boxant à une heure maximum : c’était un challenge que je n’avais jamais relevé avant et pour le coup, qui m’apparaissait particulièrement intéressant.

Je vous propose dans cette série d’articles non pas un format mais 3 formats de rétrospective que j’ai utilisés avec cette équipe afin de pouvoir répondre à la contrainte : 30 personnes, 1 heure. Il n’y aura rien d’exceptionnel en soi, juste des intentions et une réutilisation des outils que l’on connaît déjà 🙂

Bonne lecture !

Dans cette série d’articles :

  • Rétrospective 1 : la simplicité
  • Rétrospective 2 : (à venir)
  • Rétrospective 3 : (à venir)

Préambule – Constat

Photo by ian dooley on Unsplash

Mon démarrage de mission est arrivé en fin d’itération pour cette équipe, qui ma foi, devra subir ma compagnie pendant ces prochains mois. Cela signifie qu’une rétrospective était prévue : l’occasion pour moi de voir la situation actuelle de l’équipe et la manière dont cela pouvait prendre forme.

D’une manière assez légitime, le format utilisé fut simplement de demander ce qui avait bien marché et ce qui n’avait pas bien marché dans l’équipe. Chacun a donc réfléchi de manière individuelle puis est passé tour à tour pour expliquer ses idées recensées sur Post-it. Rien de très surprenant jusqu’ici.

La problématique principale est que pour tenir 1h avec ce format et une bonne vingtaine de personnes, c’est loin d’être l’idéal – et d’ailleurs, cela s’est terminé près de 2h plus tard.

En effet, on pourrait facilement imaginer la structure suivante :

  • (5′) Introduction : rappel des règles du jeu, de la période concernée et des enjeux de la session
  • (5′) Instructions et distribution de matériel
  • (5′) Réflexion individuelle
  • (3′) Passage individuel pour explication – multiplié par 20

On a déjà explosé la timebox sans pour autant avoir pris en compte les échanges et discussions potentielles, l’émergence d’options d’amélioration et la sélection d’actions pour la prochaine itération. Le rythme s’avère d’ailleurs plutôt mou, ce qui suffit pour anesthésier en grande partie le groupe, empêchant les interactions de se faire de manière naturelle.

Il était donc nécessaire de faire autrement pour pouvoir rendre ce moment de partage plus interactif et moins contraignant.

Rétrospective 1 : la Simplicité

Pour cette première rétrospective, j’ai préféré jouer la carte de la simplicité afin de pouvoir surtout tester la tenue du timing plus que l’originalité du format en lui-même.

Préparation

  • Post-it et feutres disposés dans la salle afin de limiter l’impact du temps de logistique
  • Paperboard préparé avec les 2 colonnes (élément de satisfaction / idée d’amélioration)
  • Chronomètre

Animation

(5′) Introduction

Mise en place du cadre d’animation et rappel des intentions d’une rétrospective.

(3′) Instructions pour le rétroviseur

Chaque personne doit donner : 1 élément qu’il/elle a apprécié durant cette itération et 1 idée d’amélioration.

(5′) Temps de réflexion

(10′) Débriefing rétroviseur

Après le temps écoulé, j’invite chacun à venir placer ses Post-it dans les colonnes préalablement préparées sur un Paperboard. Je passe rapidement sur chacun des éléments de la colonne des éléments positifs remontés par l’équipe et facilite ensuite la compréhension des éléments des idées d’amélioration.

(5′) Dot Voting

Après avoir éclairci chacune des idées d’amélioration et regroupé celles qui se ressemblaient beaucoup, on peut procéder à un dot voting où je donne à chacun 2 points à répartir sur les différentes options.

Note : je demande à ce que les 2 points soient des sujets bien distincts pour le coup à la différence de ce que l’on peut voir parfois où l’on autorise les participants à mettre plusieurs points sur le même élément. En effet, mon intention est surtout de compter sur l’effet de groupe pour voir ce qui va ressortir plus qu’à une influence de l’individu sur le résultat.

(2′) Débriefing Dot Voting

A la suite du vote, je refais les comptes rapidement et fait émerger les 4 sujets ayant obtenu le maximum de votes.

(15′) Travail en sous-groupes

Je propose alors aux participants de former 4 sous-groupes afin de traiter chacun des 4 sujets : on obtient alors des sous-groupes d’environ 6-8 personnes.

Je présente la démarche 1-2-4-All à l’ensemble des groupes afin de structurer leur travail collectif. Mon rôle sera principalement de mettre en mouvement les différents sous-groupes en rythmant leur réflexion par les boites de temps.

Pour rappel :

  • 1 minute de réflexion individuelle,
  • 2 minutes en binôme – d’où l’on gardera juste une idée,
  • 4 minutes à plus – d’où l’on gardera juste une idée,
  • Débrief avec l’ensemble du sous-groupe – d’où l’on gardera juste une idée.

(15′) Débriefing Travail en sous-groupes

A la fin du temps imparti (environ 15 minutes), chaque sous-groupe aura 5 minutes pour présenter le résultat de leur réflexion au travers de la mécanique :

  • Qui : personne(s) prenant la responsabilité de l’action (faisant partie du sous-groupe)
  • Quoi : description de l’action concrète à mettre en oeuvre
  • Quand : temporalité de mise en oeuvre de l’action

On conclut ensuite la session.

Conclusion

L’intérêt de cette rétrospective repose dans sa simplicité. On ne cherche pas à évoquer un amas d’idées d’amélioration que l’on ne traitera pas mais on limite à l’essentiel en ne demandant qu’un seul élément par thème, par personne.

Afin de pouvoir mettre en mouvement les personnes, on utilise la mécanique du 1-2-4-all des Liberating Structures afin de pouvoir retirer des actions d’amélioration qui seront prises en charge non pas par une seule personne comme cela peut être le cas dans les rétrospectives habituelles à moins de 10 personnes mais par une équipe.

Comme pour chaque événement rassemblant beaucoup de monde, la facilitation et le timeboxing est primordial afin de tenir le timing ainsi que les objectifs. Cette rétrospective n’a pas fait exception !  😛

Mes intentions pour cette première rétrospective étaient :

  • de maximiser les interactions entre personnes de métiers différents (Business Analysts et Développeurs principalement mais également chefs de projets et autres intervenants présents)
  • de forcer à la priorisation en limitant les options dès que possible
  • créer une dynamique de mise en oeuvre par la formation d’équipes responsables

Je vous proposerais dans le prochain article un second format que j’ai utilisé par la suite, avec une intention légèrement différente !

Stay Tuned ! 😉

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Olivier MY

Olivier MY

Issu d'un cursus ingénieur, je me suis vite rendu compte que mes appétences et compétences tournaient plus autour de l'humain que de la technique. Je suis alors devenu Coach Agile et Coach Professionnel car j'ai toujours voulu contribuer à rendre le monde meilleur. J'accompagne aujourd'hui des individus, des équipes et des organisations vers une meilleure compréhension d'eux-mêmes afin de bâtir ensemble le futur qui leur correspond.

Commentaires

1 réflexion sur “30 personnes, une heure : quelques formats de rétrospective (Partie 1)”

  1. Hello Olivier,

    Je confirme l efficacite de cette méthode et je te remercie encore une fois pour cette rétro.
    Un autre merci pour ce beau partage afin que tous les scrums masters ou coach agile peuvent s en servir, très bonne méthode que je recommande vivement.

    Bon courage.

    Au plaisir de te revoir.

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