30 personnes, une heure : quelques formats de rétrospective (Partie 3)

Pour la 3ème et dernière rétrospective de cette série, j’ai voulu sensibiliser l’équipe à la notion d’expérimentation si chère à l’Agilité.

Les personnes n’ayant pas vraiment été formées, l’idée était de pouvoir leur donner un avant goût de ce que l’on cherche à faire pour résoudre des problèmes complexes (au sens Cynefin) par la structuration d’expérimentation.

Bonne lecture ! 🙂

Rétrospective 3 : Structuration d’expérimentations

Préparation

  • Templates de structuration d’expérimentation sous format A3 pour que cela puisse être visible de tous dans la salle et en plusieurs exemplaires
  • Paperboard
  • Feutres

Animation

(7′) Introduction et Score global d’itération

Comme je l’avais fait à la précédente rétrospective, l’idée est d’introduire le cadre de la session et de commencer par sonder la satisfaction générale suite à l’itération. (cf. Rétrospective précédente)

(7′) Retour sur les actions précédentes

Une petite séquence a été ajoutée afin de pouvoir faire un check sur les actions précédemment évoquées et voir si elles ont pu permettre d’obtenir les résultats escomptés. En effet, si l’équipe a l’impression que l’on émet toujours beaucoup d’actions et que rien n’est jamais fait, c’est perdu !

L’idée ici est simplement de rendre l’exercice le plus fluide possible en proposant une mécanique simple :

  • On énonce le sujet / l’action qui devait être mise en oeuvre
  • On se met d’accord sur son statut :
    • OK : fait et donne le résultat escompté
    • KO : non fait ou ne donne pas la résultat escompté
    • MORE : fait mais ne donne pas encore le résultat escompté, mérite d’être poursuivi
    • MODIFY : fait ou non mais mérite d’être modifié pour obtenir de meilleurs résultats
  • On passe à l’action suivante.

Sans générer trop de discussions, cela nous permet de pouvoir revoir les différentes actions, de pouvoir statuer de la suite les concernant et d’avancer dans la session actuelle.

Note : Dans le même temps, c’est un moyen de sensibiliser l’équipe sur une mécanique utilisable et applicable pour les expérimentations qui vont suivre.

(7′) Remerciements

Au vu de la composition de l’équipe et des dernières périodes un peu difficiles, il m’apparaissait important de solliciter un peu de “tendresse” dans les interactions.

Note : Pour donner un peu de contexte, l’équipe est formée d’une petite trentaine de personnes réparties sur 2 sociétés de services qui, à peu de choses près, se séparent en silos de compétences (Business Analysts et Développeurs). Cela n’a pas toujours été facile dans les échanges même si les choses vont de mieux en mieux.

Je savais néanmoins que c’était à nouveau un pari dans le sens où les personnes ne sont pas forcément habituées à cet exercice.

Cependant, droit dans mes bottes, je demanda à chacun(e) d’exprimer au moins un remerciement à quelqu’un dans la salle par rapport à ce qu’il/elle avait pu faire pour lui/elle durant cette itération.

Pour ce faire, nous avons procédé de la sorte :

  • Écriture des remerciements sur Post-it (un remerciement, un Post-it)
  • Inscription de son nom dans un coin du Post-it afin que ce remerciement ne soit pas anonyme
  • Ensuite, délivrance de main à main de son Post-it à son destinataire sans pour autant lui donner plus de détails

Chacun(e) récupérant un certain nombre de Post-its, je leur demandais de ne pas les lire tout de suite et de les garder pour plus tard, tel un cadeau à ouvrir chez soi, dans l’intimité. Bon ok, la seconde raison était surtout pour pouvoir avancer dans notre agenda ! 😛

Lorsque les participants sont allés donner leurs Post-its à leurs destinataires, on pouvait voir des sourires, des regards de surprise, des interactions légères entre personnes qui se côtoient mais qui ne prennent pas toujours le temps de se dire merci avec intention.

Je me rappelle d’une personne qui m’interpella en me disant :

Mais moi je le fais déjà ! Je remercie toujours la personne sur le moment !

Je lui répondis que c’était déjà très bien et l’encouragea à continuer.

Mais l’exercice ici n’est pas le même : c’est se poser quelques minutes pour faire un acte de gratitude, avec intention, à une personne. C’est non seulement lui faire un cadeau par ce feedback positif mais c’est aussi réaliser soi-même que l’on n’est pas seul malgré les difficultés que l’on peut rencontrer.

(15′) Levier d’amélioration

Pour cette section, j’ai invité chacun à réfléchir à un levier d’amélioration qui changerait la donne lors de la prochaine itération s’il devenait vrai.

Nous utilisons à nouveau la mécanique du 1-2-4-All afin de pouvoir faire émerger quelques idées principales issues du groupe.

(10′) Structuration d’expérimentation

Pour que ces idées ne restent pas superficielles, nous allons tenter de les structurer sous forme d’expérimentations.

Pour ce faire, j’invite chaque groupe à suivre le format suivant :

Nous croyons que <hypothèse>

Pour le vérifier nous <action>

Nous serons satisfaits lorsque <critères de succès>

L’idée principale est de rendre le levier d’amélioration identifié plus tôt le plus concret possible. L’épreuve du passage par la structuration d’expérimentation peut être assez difficile, surtout dans la partie critères de succès qui implique un élément de mesure.

Note : Une équipe n’a d’ailleurs pas réussi à rédiger son idée sous ce format et s’est dans le même temps rendu compte que son action n’était pas suffisamment concrète pour obtenir les résultats escomptés !

Il était important de faciliter énormément les discussions, que ce soit pour aider dans l’exercice loin d’être évident mais également pour focaliser les participants sur la rédaction de l’expérimentation pour éviter que les débats ne prennent tout l’espace.

(7′) Partage en groupe

Chaque groupe peut ensuite présenter en quelques minutes son expérimentation qui peut être challengée par les autres équipes pour clarification, précision ou reformulation.

On clôture ensuite la session.

Conclusion

Pour cette dernière rétrospective de la série, j’ai voulu sensibiliser l’équipe à la démarche de structuration d’expérimentation que j’affectionne tout particulièrement. Elle peut apparaître comme étant assez lourde à première vue, mais c’est lorsque l’on comprend son intention qu’elle en devient d’autant plus puissante.

Selon moi, l’idée de fond est assez similaire au format User Story : se poser les bonnes questions pour focaliser notre attention sur les bonnes choses.

Rendre le plus concret possible n’est pas chose aisée et c’est pourquoi la structuration d’expérimentation est un bon moyen pour le faire quitte à abandonner des actions qui ne passeraient pas cette épreuve !

Pour conclure cette série d’articles sur quelques formats de rétrospectives à plus grande échelle et à temps limité, je dirais à nouveau que ce qui importe n’est pas le format que vous allez utiliser mais plutôt l’intention que vous avez.

Observez, écoutez et définissez cette intention qui va porter la structure de votre atelier

et en construisant pour votre équipe, vous aurez peu de chances de vous tromper 🙂

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Olivier MY

Olivier MY

Issu d'un cursus ingénieur, je me suis vite rendu compte que mes appétences et compétences tournaient plus autour de l'humain que de la technique. Je suis alors devenu Coach Agile et Coach Professionnel car j'ai toujours voulu contribuer à rendre le monde meilleur. J'accompagne aujourd'hui des individus, des équipes et des organisations vers une meilleure compréhension d'eux-mêmes afin de bâtir ensemble le futur qui leur correspond.

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