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Comme le dirait Karl Scotland, l’Agilité peut être vue comme une stratégie : tel un « navire dans une tempête allant toujours dans la bonne direction ». Cette image m’a beaucoup parlé et c’est ce qui m’a donné envie de construire un atelier autour du sujet en y ajoutant l’impact sur la dynamique d’une équipe.
J’ai eu la chance de pouvoir l’expérimenter cette année à l’Agile Tour Aix Marseille 2018 en compagnie de Caroline Aupert.
En voici les détails dans cet article avec déroulé et résultats obtenus ! 😉
Concept de l’atelier
Voici quelques critères derrière le choix des jeux :
- Matériel limité : au vu du déplacement et j’avoue, une préférence personnelle
- Temps courts : chaque atelier se devait de ne pas être trop long pour pouvoir être enchaîné dans les 1h30 qui nous étaient allouées
- Pertinence : pour pouvoir exposer différentes stratégies, thème principal de l’atelier
Afin de pouvoir prendre du recul sur les différentes stratégies, j’ai fait le choix de les exposer par comparaison 2 à 2 dans un premier temps puis de les débriefer individuellement dans un second temps. Cela ne signifie pas que l’une est forcément bonne et l’autre mauvaise, mais potentiellement que l’une est plus adaptée que l’autre à un instant donné.
En ce qui concerne le Débriefing – phase importante de tout atelier de ce type – l’idée était de permettre à chaque participant de prendre du recul sur chaque situation expérimentée. Pour cela, nous leur proposons d’exprimer un ou plusieurs mots à la fin de chaque simulation sur ce qu’ils ont vécu individuellement et collectivement. Ces résultats nous permettront de discuter autour des impacts de la stratégie sur la dynamique d’équipe.
| Note : ce débriefing était donc volontairement émergent, nous ne savions pas à l’avance ce qui allait être inscrit par les participants. L’objectif était surtout de partir de ce qu’ils avaient vécu pour générer des échanges plutôt que d’imposer notre prisme à ce sujet. |
Ainsi, les grands élus pour ce cocktail d’ateliers furent :
- Movers and Shapers (qui fera l’objet d’un prochain article) : pour comparer les stratégies de Protection et d’Évitement
- Le Jeu des Chaises (qui fera l’objet d’un prochain article) : pour comparer les stratégies de Compétition et de Coopération
- Les Chaises Non Musicales : pour comparer les stratégies de Performance et d’Apprentissage
Protection vs Évitement
Pour cette première partie, nous avons démarré avec Movers and Shapers, un de mes ateliers préférés du moment.
En effet, son concept est simple : l’ensemble du groupe va devoir suivre une série d’instructions (officiellement 3) dans le silence jusqu’à ce que nous lui disions de s’arrêter. Nous avons décidé de n’en faire que 2 afin de servir nos propos.
| Note : L’intérêt de mettre cet atelier en premier était une manière de mettre le groupe en jambe et pour nous en tant qu’animateurs de démarrer avec une facilitation légère. |
Stratégie de Protection
Dans ce premier tour, nous demandons tout d’abord à l’ensemble du groupe de se répartir dans l’espace puis de suivre l’instruction suivante :
Choisissez 2 personnes dans ce groupe et formez une ligne avec elles comme si vous protégiez l’une, de l’autre.
Dit autrement, mettez-vous entre ces 2 personnes avec l’une devant vous et l’autre derrière vous.
Note : Les personnes sélectionnées n’ont pas besoin de le savoir.
Stratégie de Protection avec @cau_karo #atam18 pic.twitter.com/3FMWO21HIs
— Olivier MY (@OyoMy) December 13, 2018
Ce qu’il se passe
- Le groupe tend à se compacter.
- Les personnes se retrouvant en dehors du groupe cherchent désespérément un moyen de s’intercaler entre d’autres personnes.
On réitère l’expérience une ou deux fois supplémentaires et nous invitons les participants à aller déposer leurs impressions individuelles et collectives sur le poster correspondant.
Éléments de débriefing
- Plus on se protège les uns les autres, plus les liens s’intensifient. C’est d’ailleurs dans l’adversité que l’on renforce d’autant plus l’unité du groupe.
- Trop de protection peut emmener à l’asphyxie : on peut penser aux mouvements dits « open source » qui vont dans le sens inverse.
Résultats en fin d’atelier
Stratégie d’Évitement
Dans ce second tour, nous demandons à nouveau à l’ensemble du groupe de se répartir dans l’espace puis de suivre l’instruction suivante :
Choisissez 2 personnes dans ce groupe et cachez vous de l’une, derrière l’autre.
Note : Les personnes sélectionnées n’ont pas besoin de le savoir.
Stratégie d’évitement avec @cau_karo #atam18 @SoatGroup pic.twitter.com/0CCQ8zBhuC
— Olivier MY (@OyoMy) December 6, 2018
Ce qu’il se passe
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Éléments de Débriefing
On peut voir sur la photo que le groupe finit par former une ligne, comme s’il y avait 2 camps opposés.
Une manière de prendre du recul sur cette situation serait de dire qu’à force d’éviter ses problèmes et de ne pas les affronter, on finit par déléguer la prise de décision à une autorité tierce. En entreprise, on peut le voir dans la dé-responsabilisation des collaborateurs dans leur travail et qui attendent que leur hiérarchie prenne des décisions à leur place.
Note : Nous serons cependant d’accord que dans le cadre de l’exercice, cette situation ne devrait pas se figer de la sorte si chacun respectait la consigne jusqu’au bout ! L’observation n’est-elle pas néanmoins intéressante ? 😉
Résultats en fin d’atelier
Compétition vs Coopération
Nous changeons de registre pour mettre en lumière ce deuxième couple de stratégie par le Jeu des chaises.
Dans cet atelier, les participants vont être scindés en 3 groupes, chacun ayant un objectif spécifique à remplir.
Voyons voir comment cela se passe ! 😉
Stratégie de Compétition
Avant de lancer les participants dans l’activité, nous les invitons à :
- Réunir un ensemble de chaises au centre de la salle (en tas, pas d’ordre défini)
- Former 3 groupes équitablement répartis
- Élire un représentant
Nous avons par avance préparé 3 feuilles (A, B et C) sur lesquelles étaient inscrites les instructions suivantes :
- A : Toutes les chaises en CERCLE
- B : Toutes les chaises à l’ENVERS
- C : Toutes les chaises DOS À DOS
Nous demandons ensuite aux 3 représentants de se rapprocher puis nous exposons les instructions suivantes :
- Chacun recevra un objectif à remplir par son équipe
- Ils auront 15 secondes pour s’organiser au sein de leur équipe
- Lors du lancement de l’activité, l’objectif devra être rempli en 1 minute, dans le silence.
Stratégie de compétition avec @OyoMy #Atam18 @SoatGroup pic.twitter.com/q03MfufUV7
— Caroline Aupert (@cau_karo) December 6, 2018
Ce qu’il se passe
- Chaque groupe tend à se lancer corps et âme dans l’accomplissement de son objectif.
- Au bout d’un moment, les personnes vont récupérer des chaises préalablement disposées par un groupe pour les disposer comme elles le souhaitent.
- Certains vont plutôt aller les récupérer en douce pour les ramener chez eux.
- D’autres vont parfois rentrer en conflit en tentant d’arracher une chaise aux mains d’une autre personne.
En tant qu’animateurs, nous observons tranquillement le déroulement de la scène et nous arrêtons lorsque les premiers « conflits » éclatent. Gardons en tête que ceci n’est qu’un jeu ! 😛
Éléments de débriefing
- On se met naturellement dans une position de compétition alors que rien ne l’indiquait
- On peut faire le rapprochement avec la notion de « ressources » que les entités d’une même entreprise peuvent avoir tendance à « s’arracher » pour mener à bien leurs projets
- Il y a une énergie folle mise en jeu pour faire / défaire / refaire les choses
Résultats en fin d’atelier
Stratégie de Coopération
Pour parler de coopération, nous invitons simplement les participants à partager leurs différents objectifs ouvertement au groupe. Après s’être rendus compte que ces derniers n’étaient pas incompatibles, nous les invitons à les mettre en oeuvre à nouveau en connaissance de cause.
Stratégie de coopération avec @OyoMy #Atam18 @SoatGroup pic.twitter.com/ZZPvFulJ2W
— Caroline Aupert (@cau_karo) December 6, 2018
Ce qu’il se passe
- L’ensemble du groupe est paisible dans l’accomplissement de leurs objectifs
- Il y a même de l’entraide entre des personnes n’appartenant pas au même groupe
- Le challenge global est réalisé beaucoup plus rapidement
Éléments de débriefing
- La transparence est un des éléments fondamentaux pour permettre une prise de décision pertinente par l’ensemble des parties prenantes. C’est une des raisons pour lesquelles nous commençons souvent par du Management Visuel afin de permettre aux équipes de « Voir ensemble pour Apprendre ensemble et ainsi Agir ensemble« .
- La coopération permet une diminution des frictions et des comités d’arbitrages conflictuels : le groupe a une vision d’ensemble de ce qui a besoin d’être fait.
- Dans notre cadre, les objectifs étaient suffisamment cohérents pour être tous fait de manière complémentaire. Lorsque ce n’est pas le cas, la coopération peut justement mettre ces incohérences en lumière afin de redéfinir des objectifs plus pertinents.
Résultats en fin d’atelier
Performance vs Apprentissage
Pour mettre en avant ces 2 nouvelles stratégies, j’ai décidé de partir sur un des ateliers que j’affectionne tout particulièrement : les chaises non musicales. En effet, c’est un atelier à la fois ludique, engageant et plein d’apprentissages en terme de dynamique d’équipe. En plus de cela, même si des patterns émergent, chaque expérience de groupe est différente ! 😉
Cependant, une observation que j’ai pu faire à de nombreuses reprises, est que la plupart des équipes tentent d’avoir tout de suite LA bonne stratégie pour répondre au challenge. Le problème principal est qu’elle a tendance à réinventer la roue et n’a pas cette capacité d’apprendre de son expérience précédente de manière structurée.
Pour cette partie, nous avons décidé de scinder le groupe en 2 afin de pouvoir :
- faire vivre à chacun une expérience plus pertinente
- permettre une richesse supplémentaire dans la diversité de stratégies mises en oeuvre
Stratégie de Performance
Nous avons invité les participants à disposer un nombre de chaises équivalent au nombre de participants + 1 chaise de manière aléatoire dans l’espace.
Puis, nous leur avons exposé les instructions suivantes :
- Votre objectif en tant qu’équipe est d’empêcher l’animateur de s’assoir sur la chaise vide le plus longtemps possible
- A chaque fois que vous décollez les fesses de votre chaise, vous devez vous rassoir sur une autre chaise
- Pas de contact possible avec l’animateur, pas de blocage ni d’entrave quelconque au mouvement
- Les chaises ne sont pas non plus déplaçables – on ne touche pas à la structure de base
A chaque tour, l’équipe aura la possibilité de prendre un moment pour réfléchir à sa stratégie pour répondre au mieux aux problématiques rencontrées.
Nous expliquons que ce challenge durera 10 minutes en tout et que nous garderons le meilleur temps effectué.
Nous lançons ensuite l’expérimentation.
Ce qu’il se passe
- Le premier tour se termine en moins de 5 secondes et débute la première phase de rétrospective
- Beaucoup d’échanges oraux sur la bonne stratégie à adopter
- Les 3/4 du temps sont passés à discuter et à théoriser
- Parfois certaines personnes testent leur stratégie entre eux mais ne la vérifient pas avec l’animateur
En tant qu’animateurs, nous observons les débats en cours et nous attendons que l’équipe revienne vers nous pour relancer un tour : une attente qui durera… un certain temps ! 😛
Dans mon cas, c’est au bout d’environ 7 minutes qu’une nouvelle tentative eu lieu !
Éléments de débriefing
- On recherche automatiquement LA BONNE SOLUTION à adopter : on peut penser ici à la notion de compétition qui résonne à nouveau
- Nous aimons débattre et théoriser mais c’est lorsque l’on se confronte au terrain que nous obtenons les vraies réponses
- Les tentatives mises en oeuvre par l’équipe sont de l’ordre du quitte ou double : est-ce que vous faites vos projets de la même manière ? 😛
| Note : on peut rappeler que le groupe est un système vivant et non mécanique, et que le challenge est également face à un système vivant. De plus, les participants ne se connaissent pas vraiment au démarrage de l’atelier. La situation est donc Complexe et non pas Compliquée ! |
Résultats en fin d’atelier
Stratégie d’Apprentissage
Dans cette seconde partie, nous avons demandé aux participants de rebattre les cartes en reformant 2 nouveaux groupes. En effet, même si l’activité est connue, changer les membres de l’équipe nous apparaissait comme une remise à zéro suffisante pour pouvoir recommencer l’expérience.
Les règles restent les mêmes au niveau de l’activité. Cependant, nous annonçons aux participants que nous serons plus directifs lors de ce tour : l’idée est principalement de les aider à structurer leurs apprentissages et d’éviter de repartir dans les automatismes de la recherche de la meilleure solution du premier coup en les incitant à passer à l’action.
Nous leurs présentons une feuille d’expérimentation basique avec les informations suivantes :
- Problème : à quoi souhaitons-nous répondre ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
- Actions : pour y répondre, que faisons-nous concrètement ?
- Indicateurs : Vert (OK), Orange (Encore), Rouge (KO)
Cette feuille sera à remplir à chaque expérimentation afin de cranter leurs apprentissages au fur et à mesure : c’est là que nous aurons un grand rôle à jouer en tant qu’animateur ! 😉
Nous relançons ensuite l’atelier.
Ce qu’il se passe
- Le premier tour se termine presque aussi rapidement que précédemment et débute la première phase de rétrospective
- Il y a beaucoup plus d’expérimentations mises en oeuvre au cours des 10 minutes
- Les stratégies qui semblent fonctionner sont adoptées et potentiellement amplifiées
- Les stratégies qui semblent être trop compliquées ou ne pas fonctionner sont abandonnées
- Les participants finissent par jouer la carte de la simplicité et à communiquer de manière plus fréquente pendant le tour
- Il reste néanmoins toujours important pour l’animateur de couper les échanges trop longs pour se focaliser sur les apprentissages et l’expérimentation suivante
Éléments de débriefing
- L’apprentissage n’est pas une activité facile à mettre en oeuvre malgré l’injonction d’amélioration continue que l’Agilité amène avec elle
- Accepter d’échouer à court terme pour apprendre et réussir à long terme est loin d’être naturel dans notre cadre de référence et notre manière de concevoir les choses
- L’apprentissage mérite une grande discipline afin de pouvoir véritablement cranter et voir l’impact de nouvelles pratiques sur le résultat final
Résultats en fin d’atelier
Débriefing
Nous avons effectué un Débriefing général avec l’ensemble du groupe. Un petit peu comme lors de l’animation d’une rétrospective 4L, nous avons demandé aux participants de se répartir autour des différents poster et de regrouper les idées similaires ensemble afin de pouvoir faire une restitution plus structurée au reste du groupe par la suite.
Débriefing en cours #atam18 @cau_karo @SoatGroup pic.twitter.com/JqfHiZYkHr
— Olivier MY (@OyoMy) December 6, 2018
Conclusion
L’atelier semble avoir été plutôt bien apprécié par les participants. La diversité des activités, le mouvement et l’interaction des participants en sont probablement les grands points forts.
Quelques remerciements sont nécessaires pour terminer cet article :
- Merci à l’organisation de l’Agile Tour Aix Marseille pour sa confiance et pour nous avoir permis d’expérimenter cet atelier !
- Merci aux participants pour leur bonne humeur, leur énergie et leur engagement dans cette expérimentation qui m’apparaît aujourd’hui comme plutôt satisfaisante !
- Et bien évidemment, merci à Caroline pour avoir co-animé avec brio cet atelier avec moi ! 😉
Sur ce, je vous souhaite d’excellentes fêtes ! 🙂
