Une alternative au Daily Scrum Meeting

Photo by Christian Stahl on Unsplash

Le Daily Scrum Meeting est pour moi une des pratiques Agile les plus controversรฉes. En effet, รฉtant ร  la fois un des รฉlรฉments les plus plรฉbiscitรฉs par les รฉquipes, il est รฉgalement celui qui peut leur crรฉer le plus de frustration.

La raison est assez simple : son intention n’est pas toujours claire, ce qui engendre facilement une dรฉrive dans son utilisation.

Je vous propose ici de dรฉcrire une alternative au Daily Scrum Meeting comme on peut le connaรฎtre habituellement, en espรฉrant que cela vous ouvrira le champ d’options quant ร  votre utilisation actuelle.

Bonne lecture !

Pourquoi changer ?

Lorsque je rencontre une nouvelle รฉquipe, il est assez rare qu’elle n’ait pas entendu parlรฉ du Daily Scrum Meeting.

C’est alors une bonne opportunitรฉ pour moi de demander comment cela se passe afin de partir de leur propre expรฉrience du sujet.

Voici les patterns que je retrouve souvent :

1. Un protocole incomplet

Lorsque je demande comment l’รฉquipe conduit son DSM, elle m’explique souvent que chaque membre rรฉpond tour ร  tour ร  ces 3 questions :

  • Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
  • Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
  • Quels sont les problรจmes que je rencontre ?

Malheureusement, ce protocole est incomplet et est une simplification maladroite du protocole exemple dรฉcrit dans le Scrum Guide.

Scrum Guide (Nov 2017)

Le protocole dรฉcrit est le suivant :

  • Qu’ai-je fait hier qui a aidรฉ l’รฉquipe de dรฉveloppementย  ร  atteindre l’objectif de sprint ?
  • Que vais-je faire aujourd’hui pour aider l’รฉquipe de dรฉveloppement ร  atteindre l’objectif de sprint ?
  • Est-ce que je vois des impediments (obstacles, boulets) qui nous empรชcheraient (moi ou l’รฉquipe de dรฉveloppement) d’atteindre l’objectif de sprint ?

2. Une rรฉunion de reporting

Photo by Olu Eletu on Unsplash

En effet, les questions formulรฉes comme prรฉcรฉdemment sont auto-centrรฉes :

  • Qu’est-ce que j’ai (moi) fait hier ?
  • Qu’est-ce que (moi) je vais faire aujourd’hui ?
  • Quels sont les problรจmes que (moi) je rencontre ?

Cela a tendance ร  transformer le DSM en rรฉunion de reporting oรน chacun raconte sa propre histoire plutรดt que de prendre part ร  une histoire commune vรฉcue ensemble.

Note : j’entends mรชme parfois que cela provoque un certain stress pour les participants qui peuvent se sentir forcรฉs d’avoir quelque chose ร  raconter. Chacun rรฉflรฉchit alors ร  ce qu’il va dire dans son coin plutรดt que d’รชtre ร  l’รฉcoute des autres – on risque alors de noyer la vรฉritable information importante ร  remonter ร  l’รฉquipe.

Scrum Guide (Nov 2017)

En reprenant la formulation officielle du protocole exemple, 2 notions supplรฉmentaires sont mises en avant :

  • La dimension รฉquipe du travail : ce que l’on fait est destinรฉ ร  aider l’effort collectif (et non pas la somme des efforts individuels) ร  atteindre son objectif. On en revient ร  la notion de responsabilitรฉ globale et partagรฉe plutรดt que locale et spรฉcialisรฉe.
  • L’objectif du sprintย : on ne fait pas que dรฉpiler des tรขches, bien au contraire. On sรฉlectionne les bonnes permettant de construire l’incrรฉment de produit etย atteindre l’objectif fonctionnel que l’on s’est fixรฉ en tant qu’รฉquipe auto-organisรฉe.

Il est important de souligner que la rรฉunion de reporting est de plus une dรฉrive de l’intention initiale du DSM.

J’aime d’ailleurs prรฉciser ร  cet effet que :

Le reporting a gรฉnรฉralement plus de valeur

pour la personne qui le reรงoit que pour la personne qui le rรฉalise.

Scrum Guide (Nov 2017)

ยซย La Mรชlรฉe Quotidienne est un รฉvรฉnement […] pour l’รฉquipe de dรฉveloppement.ย ยป

Le DSM est donc un รฉvรฉnement qui doit avoir de la valeur pour l’รฉquipe de dรฉveloppement avant tout. Cela ne peut donc รชtre en aucun cas une rรฉunion de reporting ร  des instances autres.

ยซย L’รฉquipe de dรฉveloppement y planifie ses activitรฉs pour les prochaines 24 heures.ย ยป

L’intention initiale du DSM est bien de promouvoir l’inspection et l’adaptation de l’รฉquipe de dรฉveloppement – auto-organisรฉe – en vue d’atteindre son objectif de sprint.

ยซย Elle met en lumiรจre et promeut les dรฉcisions rapides. C’est une rรฉunion clรฉ d’inspection et d’adaptation.ย ยป

C’est une rรฉunion de synchronisation et de prise de dรฉcision collective avant tout. L’important รฉtant de se mettre d’accord sur ce qui est le plus pertinent de rรฉaliser ensemble aujourd’hui pour augmenter ses chances de ne pas louper la cible.

3. Un positionnement en cercle fermรฉ

Une maniรจre de renforcer l’effet de la rรฉunion de reporting : se placer en cercle et se regarder dans le blanc des yeux !

Pourquoi est-ce un problรจme ?

Si l’on regarde dans le domaine du sport (football, basketball, rugby…), l’objectif de ces regroupements est avant tout de redonner un รฉlan vers l’avant plutรดt que de regarder en arriรจre. L’information y est donc simple pour que la stratรฉgie soit facile ร  comprendre dans le temps imparti et la mise en oeuvre la plus fluide possible.

Dans le cadre de projets complexes comme dans le dรฉveloppement logiciel par exemple, mรชme si l’on peut รชtre attentif sur les 2 ou 3 premiรจres personnes qui parlent, il reste nรฉanmoins difficile de garder en tรชte toutes les informations qui seront partagรฉes par les potentielles 8 autres personnes de l’รฉquipe, tout en gardant en vue l’objectif ร  atteindre. De ce que j’ai pu voir dans mes interventions, la plupart du temps lorsque les participants sont en cercle, ils sont plutรดt en phase d’attente de leur tour de parole plutรดt qu’en รฉcoute active de l’ensemble du groupe.

On souligne ainsi ร  nouveau la dimension individuelle du travail : chacun parle tour ร  tour pour dire ce qu’il a fait sans pour autant avoir une vision globale du travail ร  fournir et la maniรจre dont chacun contribue ร  cet ensemble.

Il est important que l’ensemble de l’รฉquipe soit alignรฉe sur la situation actuelle : c’est pourquoi on utilise le Management Visuel.

Ce n’est pas pour rien que son motto principal est : ยซย Voir Ensemble – Agir Ensemble – Apprendre Ensembleย ยป

Scrum Guide (Nov 2017)

ยซย Chaque jour, les membres de lโ€™ร‰quipe de Dรฉveloppement sont amenรฉs ร  comprendre la faรงon dont ils ont lโ€™intention de travailler ensemble en tant quโ€™รฉquipe auto-organisรฉe pour atteindre lโ€™Objectif du Sprint.ย ยป

L’apport du support visuel est une maniรจre simple et pratique de matรฉrialiser la situation actuelle et d’aider l’รฉquipe ร  prendre de meilleures dรฉcisions ensemble. De ce fait, elle continue ร  apprendre de son fonctionnement et peut plus facilement focaliser ses efforts d’amรฉlioration en se basant sur une mรชme vision globale de leur histoire commune.

Le placement devrait alors plutรดt ressembler ร  un arc de cercle devant le Management Visuel.

4. Une rรฉunion qui dure

Photo by NeONBRAND on Unsplash

On entend parfois que des DSM durent 1h chaque jour (gรฉnรฉralement pour les raisons citรฉes plus tรดt). Il arrive souvent que les problรจmes soient discutรฉs pendant le DSM ce qui engendre un nombre de discussions supplรฉmentaires ne concernant pas l’ensemble des participants de l’รฉquipe.

Il est important de garder en tรชte que tous les รฉvรฉnements Scrum sont timeboxรฉs pour une raison : apprendre par la frustration pour faire mieux la prochaine fois. Ne pas respecter ces timeboxes, c’est simplement s’empรชcher d’apprendre et de s’amรฉliorer.

Scrum Guide (Nov 2017)

ยซย La Mรชlรฉe Quotidienne est un รฉvรฉnement ร  durรฉe fixe (time-box) de 15 minutes pour lโ€™ร‰quipe de Dรฉveloppement.ย ยป

Une raison pour que la rรฉunion dure est รฉgalement le nombre de personnes. Il arrive souvent le nombre de personnes recommandรฉ dans une รฉquipe de dรฉveloppement soit dรฉpassรฉ ce qui implique naturellement un allongement du temps si l’on garde le protocole initial oรน tout le monde doit absolument parler.

Scrum Guide (Nov 2017)

ยซย La taille optimale de l’ร‰quipe de Dรฉveloppement doit รชtre suffisamment petite pour rester rรฉactive et suffisamment grande pour rรฉaliser un travail significatif pendant un Sprint. En-dessous de 3, les membres de l’ร‰quipe de Dรฉveloppement perdent en interaction et cela gรฉnรจre de faibles gains de productivitรฉ. […]ย Avoir plus de neuf membres demandeย trop de coordination.ย ยป

Il รฉtait donc temps de faire autrement, c’est ce que je vous propose dans la suite de cet article ! ๐Ÿ˜‰

Une alternative : le Daily Kanban

Vous me direz qu’encore une fois c’est une comparaison Scrum VS Kanban que je fais ici. Eh bien oui, mais non.

  • Oui, car c’est effectivement le protocole du Daily Kanban Meeting que je vais vous dรฉcrire avec les avantages que j’y trouve pour rรฉpondre aux dรฉrives habituelles du DSM.
  • Non, car le dรฉbat Scrum VS Kanban n’a pour moi aucun sens. Plutรดt que de sรฉparer, je prรฉfรจre aujourd’hui intรฉgrer le meilleur des deux.

Et comme je le disais dans mon article sur une variante du ROTIย :

Ce n’est pas l’outil ou la mรฉthode qui importe,

mais la maniรจre dont on l’utilise et ce que cela peut nous apporter.

Voici donc le protocole que je propose aujourd’hui aux รฉquipes que j’accompagne.

Protocole de Daily

Conditions initiales :

  • Positionnement de l’รฉquipe en arc de cercle devant son Management Visuel
  • Timebox fixรฉe ร  15 minutes
  • Une personne est ร  la facilitation

Etape 1 : Aligner sur la situation actuelle

Photo by Josh Calabrese on Unsplash

Est-ce que le tableau est ร  jour ?

Lโ€™objet ici est de sโ€™assurer que lโ€™on voit bien la situation actuelle : si les tรขches nโ€™ont pas รฉtรฉ dรฉplacรฉes avant le Daily, cโ€™est le bon moment pour le faire. On a donc ici l’information de ce sur quoi les personnes ont travaillรฉ la veille, ce qui normalement ne nรฉcessite pas d’รชtre รฉvoquรฉ ร  nouveau.

On passe ensuite ร  l’รฉtape 2.

Notes :

  • C’est une รฉtape dont on ne soupรงonne pas toujours l’intรฉrรชt.
  • En effet, lorsque l’on pose la question, on voit souvent un hochement de tรชte des personnes disant ยซย oui oui c’est bonย ยป jusqu’ร  ce qu’on se rende compte plus tard que ce n’รฉtait pas le cas !
  • On verra dans les รฉtapes suivantes l’impact de cette premiรจre phase ๐Ÿ˜‰

Etape 2 : Alerter

Photo by Hello I’m Nik on Unsplash

Y a t-il des points dโ€™attention ร  remonter ร  lโ€™รฉquipe ?

(Informations importantes, bloquants, urgences…)

ย ย 
Cโ€™est le moment propice pour aller droit ร  lโ€™essentiel sur le tableau sโ€™il y a lieu dโ€™รชtre :
  • Des urgences qui viennent de tomber
  • Des blocages qui durent depuis longtemps
  • Des entrants ร  venir qui mรฉritent l’attention de l’รฉquipe
On peut รฉgalement partager des informations gรฉnรฉrales importantes pouvant avoir un impact sur lโ€™ensemble de lโ€™รฉquipe.

Demander ensuite si l’ensemble des personnes sait ce qui est le plus important ร  rรฉaliser aujourd’hui et comment ils vont y contribuer :

  • si oui (tout le monde sait quoi faire aujourd’hui), clรดturer le Daily
  • si non (tout le monde ne sait pas encore quoi faire exactement aujourd’hui), on passe ร  la 3รจme รฉtape
Notes :

  • Un des intรฉrรชts ici est de ne pas avoir ร  parcourir des รฉlรฉments qui de toute maniรจre ne seront pas traitรฉs dans la journรฉe car les points d’attention vont dรฉjร  prendre toute la journรฉe. Au pire des cas, le prochain Daily arrive dans… 24 h ! ๐Ÿ™‚
  • On garde de plus bien la focalisation de l’รฉquipe sur un objectif ร  atteindre dans la journรฉe pour garder la notion d’inspection est d’adaptation propre au DSM.

Etape 3 : Parcourir

Photo by Nick Fewings on Unsplash

[Parcourir le tableau de la droite vers la gauche]

Si l’on a dรฉpassรฉ l’รฉtape prรฉcรฉdente, on va ยซย Walk the boardย ยป comme diraient nos amis anglo-saxons en parcourant les รฉlรฉments du tableau, et cela de la droite vers la gauche.

Pourquoi de la droite vers la gauche ?

Habituellement, les tableaux de Management Visuel dรฉcrivent un processus qui va de la gauche vers la droite.

(Je le prรฉcise car en jouant l’atelier ยซย Au Tableauยซย , j’ai dรฉjร  eu des cas oรน le processus allait de la droite vers la gauche voire de haut en bas ou en spirale ! :-D)

L’important est surtout de le parcourir de la fin vers le dรฉbut afin de rรฉpondre ร  mon motto prรฉfรฉrรฉ :
ยซ Stop Starting, Start Finishing ยป

En parcourant le tableau de la fin vers le dรฉbut, on se penche sur les รฉlรฉments qui sont les plus proches de la sortie afin d’augmenter les chances de les terminer.

Ce qui peut รชtre discutรฉ sur les รฉlรฉments abordรฉs :

  • Etat d’avancement du moment
  • Informations importantes ร  partager ร  l’รฉquipe ร  ce sujet
  • Problรฉmatiques rencontrรฉes
  • Demande d’aide pour achever l’รฉlรฉment

Comme pour le DSM, l’idรฉe n’est pas de rentrer dans les dรฉtails mais de transmettre des informations ou d’expliciter un problรจme (pas de le rรฉsoudre). En effet, la recherche de solutions se fait immรฉdiatement aprรจs le DSM avec les personnes impliquรฉes ou concernรฉes.

Plus on devient mature dans l’utilisation du Daily Kanban, plus on ne parle que des problรฉmatiques rencontrรฉes pour synchroniser l’รฉquipe et passer ร  l’action.

A chaque dรฉplacement de colonnes, on demande si tout le monde sait ce qui est le plus important ร  rรฉaliser aujourd’hui et comment chacun va y contribuer.

  • Si ouiย (tout le monde sait quoi faire aujourd’hui), on clรดture le Daily
  • Si non (tout le monde ne sait pas encore quoi faire exactement aujourd’hui), on continue ร  parcourir le tableau
Notes :

  • Une discussion peut รฉgalement รฉmerger pour dรฉfinir ce qui devrait รชtre ยซย tirรฉย ยป par la suite si l’on termine des รฉlรฉments avant la fin de la journรฉe
  • On peut voir ici l’impact de l’Etape 1 : si le tableau n’est pas ร  jour, des รฉlรฉments ne seront pas positionnรฉs au bon endroit (gรฉnรฉralement plus ร  gauche qu’ils ne devraient l’รชtre) et seront donc traitรฉs trop tard lors du parcours du flux

Conclusion

Depuis que j’ai dรฉcouvert le Daily Kanban Meeting, difficile pour moi de revenir en arriรจre.

En effet, il rรฉpond de maniรจre naturelle ร  diffรฉrentes problรฉmatiques :

  • Le protocole est simple ร  suivre et se base sur la transparence pour une meilleure prise de dรฉcision collective
  • L’orientation flux focalise naturellement l’attention sur l’objectif du collectif plutรดt que sur les objectifs individuels
  • La facilitation par une personne donne du dynamisme ร  la rรฉunion. De plus, vu que l’on se focalise sur le travail et non pas sur les personnes, on diminue la sensation de reporting ou de flicage de chacun.
  • Le timing est plus facilement respectรฉ pour de grands groupes : une รฉquipe de 20 personnes peut aisรฉment tenir les 15 minutes lorsqu’elle est habituรฉe au protocole ๐Ÿ˜‰

Bref, je vous invite ร  l’expรฉrimenter et ร  m’en donner des nouvelles car l’essayer c’est l’adopter ! ๐Ÿ™‚

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Olivier MY

Ingรฉnieur de formation et passionnรฉ par lโ€™humain, je me suis rapidement tournรฉ vers le monde du coaching Agile et du coaching Professionnel. Jโ€™accompagne aujourd'hui des individus, des รฉquipes et des organisations vers une crรฉation de valeur adaptรฉe aux contraintes et aux enjeux du monde actuel. Jโ€™ai ร  coeur de contribuer ร  la professionnalisation du mรฉtier notamment par des retours dโ€™expรฉrience dรฉtaillรฉs et des inspirations soulignant lโ€™importance dโ€™une posture ouverte, curieuse et respectueuse.

Commentaires

4 Responses

  1. Bonjour Olivier,

    Martin Fowler avait fait un article sur diffรฉrents patterns possibles, Cf. https://www.martinfowler.com/articles/itsNotJustStandingUp.html

    Dans le Scrum Guide 2017, il est รฉcrit que les 3 questions ยซย classiquesย ยป ne sont qu’un exemple de pattern utilisable.
    Dans le Kanban Guide for Scrum Team 2018, il est proposรฉ de faire un ยซย Flow based Daily Scrumย ยป proche de ce que tu proposes.

    Cordialement
    Olivier

  2. Pingย : Agilitรฉ@Scale
  3. Merci, j’apprรฉcie particuliรจrement la prรฉcision avec laquelle tu dรฉcris le protocole du daily kanban.

    En parlant de process dans diffรฉrents orientations, j’ai moi-mรชme expรฉrimentรฉ de retourner mon personal kanban. J’y ai vu des effets immรฉdiats et insoupรงonnรฉs! ร‡a met naturellement plus de focus sur ‘start finishing, stop starting’ (plus de dรฉtails ici https://philippe.bourgau.net/its-time-to-flip-your-kanban-board-setup/) Au point oรน je me demande si on ne devrais pas plus souvent rรฉorienter nos tableaux ?

    Merci pour ce poste je vais essayer de faire essayer รงa ร  mon รฉquipe.

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