Le Kanban Pizza Game est un jeu créé par agile42 que j’utilise souvent en formation pour introduire le Kanban. En effet, à la différence d’autres ateliers se focalisant sur des mécaniques ou des concepts spécifiques, c’est un atelier ludique, proposant une approche incrémentale dans l’apprentissage et plutôt simple à animer. Voici un retour d’expérience d’une session réalisée chez un client pour un groupe de 10 personnes. 🙂

La préparation

En terme de matériel, voici ce dont vous aurez besoin par groupe (4-6 personnes) :

• Des Post-it de 3 couleurs différentes : jaune (ananas), rose (jambon/crevette) et vert (roquette)
• Des feuilles A4
• Des marqueurs rouges (je vous préviens, ils vont souffrir)
• De la colle
• Du scotch de peintre
• Une ou deux paires de ciseaux
• Un chronomètre (ou demandez aux participants d’utiliser un de leurs téléphones)
• Un set de commandes
• Un emplacement de four
• Les slides du Kanban Pizza Game (eng)

et n’oubliez pas votre bonne humeur ! 😉

Note : Pensez à faire une part de pizza modèle pour l’introduction de l’atelier. Je la fais généralement en utilisant une demi A4, que je découpe ensuite dans le sens de la diagonale.

Introduction de l’atelier

L’atelier se déroulant sur le temps de midi, cela tombait bien, j’ai annoncé aux participants :

Aujourd’hui, vous ouvrez votre pizzeria et qui dit pizzeria dit pizzas ! 🙂

L’enthousiasme marqué des plus affamés est rapidement retombé lorsque je leur montra un modèle de ce qu’ils allaient devoir construire :

L’objectif pour vous sera donc de produire des pizzas. Pour cela, vous aurez 4 itérations + 1 itération de synthèse.

Note : On peut vous demander de combien de temps sont les itérations. Je réponds alors en disant que l’itération se termine lorsque je le décide, en tapant des mains ou avec un fond sonore. L’objectif caché est d’empêcher les participants de changer leur comportement selon le laps de temps qu’il leur reste, mais plutôt de mettre en place une stratégie en gardant en tête qu’à tout moment l’itération peut s’arrêter. Juste pour nous, on sait que l’itération dure entre 5-7 minutes ! 😉

Lorsque vous animez un atelier, n’oubliez pas que vous êtes garants du cadre ! 🙂

Les 4 principes Kanban

Sauf erreur de ma part, je ne crois pas que cela apparaisse dans l’atelier initial du Kanban Pizza Game, mais j’aime bien faire une passe rapide sur les principes Kanban avant de débuter l’atelier.

Commencer là où on en est

L’objectif n’est pas de réinventer la roue. Il existe aujourd’hui un processus qui permet de produire de la valeur – avec ses avantages et ses inconvénients – et c’est de cela que l’on part. Kanban est qualifié de méta-processus (méta provient du grec signifiant « après, au-delà de, avec »), c’est à dire qu’il n’a lieu d’être qu’appliqué sur un autre processus. Ne pas bousculer l’existant dans un premier temps peut être moins perturbant pour les membres de l’équipe.

Initialement, respecter le processus, les rôles et les responsabilités

Le second principe suggère que le changement est effectué dans le respect de l’organisation, tout particulièrement des rôles et responsabilités des personnes. Toute la nuance est dans le « Initialement ». On a alors la liberté par la suite de faire évoluer ces rôles si l’on en ressent la nécessité.

S’engager à changer de manière incrémentale et évolutive

Le troisième principe indique que le changement avec Kanban se fait pas à pas en s’appuyant sur les apprentissages acquis au fil du temps. Chaque évolution est alors une version opérationnelle utilisable par ses utilisateurs. On entend souvent que Kanban est une intention d’amélioration continue, ce qui induit la notion d’expérimentation et nécessairement de droit à l’erreur.

Encourager les actes de leadership à tous les niveaux

Chaque personne, peu importe son statut, peut avoir une bonne idée pour améliorer le processus. C’est en encourageant les initiatives individuelles et collectives que l’on favorise l’amélioration continue de l’ensemble.

Déroulement de l’atelier

Round 1 : Émergence d’un processus implicite

Comme le premier principe Kanban l’indique, on commence là où en est, c’est-à-dire d’un processus existant. L’objectif de ce premier round est donc de faire émerger un processus des différentes équipes qui sera considéré comme leur processus de départ.

Il est temps de décrire un peu plus précisément cette part de pizza présentée précédemment :

Voici une part de pizza Hawaïenne. Comme vous pouvez le voir, elle est de base tomate (marqueur rouge) avec 3 morceaux de jambon/crevette (Post-it roses) et 3 morceaux d’ananas (Post-its jaunes). Voyez comment la sauce recouvre bien la pâte et la garniture est bien découpée et distribuée sur la pizza. Miam ! 🙂

L’important est ici de bien montrer ce qui est attendu, surtout en terme de qualité. Ce sera l’un des leviers sur lesquels vous pourrez agir dans la suite de l’atelier pour accepter / rejeter des productions.

Je montre ensuite la feuille représentant le four :

Voici l’emplacement réservé au four. Comme tout professionnel de la pizza, vous devez cuire votre pizza avant de la livrer au client. On considère qu’il faut au moins 30 secondes pour une part de pizza pour être cuite et qu’un maximum de 3 parts peuvent être mises simultanément. Attention, lorsque la cuisson est en route, il n’y a plus possibilité d’ajouter ou d’enlever des parts, ce serait dommage de vous brûler ! :-p

Puis je décris l’objectif de l’itération :

C’est l’ouverture du magasin et vous avez du monde à l’entrée. Produisez le maximum de parts de pizzas tout en évitant le gaspillage d’ingrédients non utilisés – en effet, vous n’avez pas beaucoup de cash ! Je vous indiquerais la fin de l’itération en tapant dans mes mains.

J’observe tranquillement le processus de production émerger de l’équipe puis arrête l’itération au bout de 5-7 minutes.

Explication du système de points

Le système de points est le nerf de la guerre et permettra aux différentes équipes de s’évaluer et de s’améliorer. Il a été défini de manière à récompenser les produits terminés (part de pizza cuite avec tous les ingrédients) et à châtier le gaspillage (ingrédients préparés mais non utilisés).

Ainsi :

• Pour chaque base de pizza restante, on perd 4 points,
• Pour chaque ingrédient restant, on perd 1 point,
• Pour chaque part de pizza terminée, on gagne 10 points.

Généralement, c’est à ce moment là qu’il y a une levée de boucliers !

Mais on ne savait pas qu’il y avait ce système de points !

Et c’est vrai, ils ne le savaient pas ! C’était le but ! :-p Mais comme souvent, c’est dans la frustration que l’on apprend et que l’on produit les plus belles améliorations ! 😉

Vient alors le compte des points, qui s’avère être non sans taquineries de la part des différentes équipes, surtout lorsque leur résultat est négatif. Le tout est alors affiché sur une feuille de paperboard.

Les 6 pratiques Kanban

Après le compte des points, vient le moment d’introduire les 6 pratiques Kanban. Sans rentrer dans trop de détails, l’important est de donner des axes de réflexion aux participants et de les faire agir en conséquence. (Je rappelle que cet atelier est fait pour vivre l’expérience Kanban !)

Visualiser le flux

• Aviez-vous un flux de travail ?

Limiter le travail en cours

• Y avait-il des endroits où vos ingrédients se sont empilés et se sont transformés en gaspillage ?
• Quelle serait une bonne limite pour cette étape ? Et les autres ?

Mesurer et Gérer le flux

La mesure est ici effectuée par le biais du système de points qui récompense la production d’éléments terminés et châtie le gaspillage liés au processus.

Rendre les règles du processus explicites

• Permettez aux personnes de faire les bonnes choses de la bonne façon et surtout au bon moment !
• Plus les règles sont claires, moins on perd du temps à se poser des questions

Implémenter des boucles de feedback

• Est-ce que vous revoyez régulièrement votre travail et votre processus ?
• Effectuez des rétrospectives, des stand-ups…

S’améliorer collaborativement, Évoluer expérimentalement

• A l’aide de métriques et de modèles scientifiques pour s’améliorer continuellement

Round 2 : un système Kanban

Après cette rapide introduction aux 6 pratiques Kanban, il était temps de les mettre en mouvement :

Vous avez 5 minutes pour construire vos stations de travail en introduisant des lieux de stockage des ingrédients par exemple à l’aide du scotch de peintre à votre disposition et définir vos limites pour chaque étape de votre flux.

Cette étape n’est pas toujours évidente à gérer, surtout lorsqu’il y a plusieurs groupes comme dans ce cas. Mais encore une fois, il faut rester garant du cadre ! Je me suis alors surtout assuré que les groupes commençaient à agir plutôt que de passer leur temps à tergiverser.

Sans jeter les ingrédients non utilisés, je lance la seconde itération.

Après 5-7 minutes, l’itération prend fin et j’invite les équipes à calculer leur score.

Le débriefing est particulièrement joyeux au vu des résultats. Les 2 équipes se sont nettement améliorées lors de cette itération !

Je termine ensuite l’itération :

Je vous laisse 2 minutes pour réfléchir à votre expérience et effectuer les modifications qui vous paraitraient judicieuses pour votre système. Pensez à ce qui a bien marché, ce qui a moins bien marché, à reconstruire votre flux de travail si besoin et à ajuster vos limites.

Round 3 : Introduction d’une contrainte

Ce troisième round a pour objectif d’ajouter un peu de complexité au jeu en introduisant des commandes clients et surtout une nouvelle pizza : la pizza Rucola !

Vous avez gagné en popularité et vous avez décidé d’introduire une nouvelle pizza à votre carte : la pizza Rucola. Elle est constituée d’une même base tomate sur laquelle sont disposées 7 lamelles de roquettes (Post-it vert). Cependant, il faut faire attention car la roquette brûle facilement dans le four ! Il faut donc l’ajouter après coup, lorsque la base de pizza est sortie du four.

Après m’être assuré que les consignes pour cette nouvelle pizza étaient bien comprises, j’ai ajouté :

Vous avez eu tellement de succès que vos clients vous font des commandes. Ces dernières comportent généralement plus d’une part de pizza Hawaïenne et/ou Rucola. Attention, vous ne recevrez de points que si l’intégralité de la commande est remplie !

Je donne alors 2 minutes à l’équipe pour se préparer, faire évoluer son système et s’organiser, puis je lance là troisième itération.

Après 5-7 minutes, l’itération prend fin et j’invite les équipes à calculer leur score.

En guise de débriefing, nous discutons sur la baisse de productivité de chaque équipe où j’introduis rapidement la théorie des contraintes. Je précise alors qu’à l’introduction d’une contrainte dans un système, il y a un temps incompressible nécessaire pour que ce dernier se re-stabilise d’où la baisse de productivité observée.

Puis je laisse 2 minutes à l’équipe pour réfléchir à son expérience du round et faire les modifications adéquates pour le prochain round.

Round 4 : amélioration continue

Cette itération est la dernière des itérations de production. Elle permet à l’équipe de vivre l’amélioration continue suite à l’introduction d’une contrainte dans leur système.

Je donne quelques minutes à l’équipe pour se préparer et je lance cette dernière itération.

Après 5-7 minutes, l’itération prend fin et j’invite les équipes à calculer leur score.

Les résultats sont impressionnants ! L’amélioration des 2 équipes est nette et sans appel, le système s’est adapté à la contrainte tout en évitant au maximum le gaspillage !

Je trace alors une flèche des résultats du Round 1 au Round 2, et une des résultats du Round 3 au Round 4.

Cela me permet alors d’introduire rapidement la théorie des contraintes :

Le flux généré par un système est limité par au moins un processus.

En effet,  dans la 2 ème partie de l’atelier, nous introduisons une contrainte dans le processus : le fait que le rucola brûle dans le four !

La théorie des contraintes est mise en oeuvre selon 5 étapes :

• Identifier la contrainte (le goulot d’étranglement)
• Exploiter la contrainte (maximiser son utilisation)
• Subordonner le système à la contrainte
• Élever la performance de la contrainte
• Recommencer à la première étape si la contrainte change

Quoi de mieux que de finir sur une touche de compétition en calculant les scores finaux ? 🙂

Après quelques taquineries de l’une et l’autre équipe, il était temps de finaliser l’atelier avec la dernière itération de synthèse.

Round 5 : du jeu à un vrai tableau Kanban

Cette dernière itération est consacrée à la visualisation du processus de production utilisé par les différentes équipes sous forme de tableau Kanban.

Pour cette dernière itération, je vous invite à repenser à votre expérience de jeu et de décrire votre processus de production ainsi que les limites associées sur une feuille de paperboard. N’hésitez pas à utiliser les ingrédients produits pendant le jeu ! Soyez créatifs ! 🙂

Après quelques minutes (5-7 à force on prend l’habitude !), j’invite les participants à présenter leur processus à l’autre équipe puis on débriefe tous ensemble tranquillement sur les apprentissages de chacun pendant l’atelier. 🙂

Conclusion

Si vous avez 2h de disponibles et que vous avez envie de faire découvrir l’approche Kanban en vous amusant, le Kanban Pizza Game est un atelier fait pour vous ! Il est ludique, complet et permet aux participants de vivre une expérience apprenante, qui – je vous le garantis – restera dans leurs mémoires ! 😉

Un de mes préférés du moment ! 🙂