Featureban : un atelier de simulation Kanban

Il existe un certain nombre d’ateliers pour illustrer la mรฉthode Kanban. Cependant, la plupart d’entre-eux sont longs (au moins 2h) et nรฉcessitent un matรฉriel spรฉcifique pour รชtre animรฉs de maniรจre pertinente. Je parle notamment de GetKanban, de Kanbanzine ou encore du Kanban Pizza Game.

J’ai depuis dรฉcouvert Featureban (eng), crรฉรฉ par Mike Burrows, que j’apprรฉcie particuliรจrement. En effet, c’est un atelier que j’ai notamment eu l’occasion de faciliter lors de l’Agile Tour Toulouse 2019, en 45 minutes.

Je vous partage ici en dรฉtails la maniรจre dont je l’anime aujourd’hui et un peu plus ! ;-).

Belle lecture ร  vous !

Matรฉriel

En terme de matรฉriel pour une animation en physique, voici ce dont on aura besoin :

Quoi ?Combien ?Pour quoi faire ?
Paperboard / feuilles A3 2 par รฉquipe / 3 par รฉquipeVisualiser des tableaux ou des rรฉsultats
Mini post-its1 paquet par personneMatรฉrialiser des รฉlรฉments de travail (et potentiellement gaspiller moins de papier)
Marqueurs ou Stylos feutres1 par personneร‰crire sur les mini post-its
Piรจces de monnaie1 par personneSimuler nos journรฉes

En option : mini post-it de couleurs diffรฉrentes (2 couleurs suffisent)

Pour une animation en ligne, on aura surtout besoin d’un tableau blanc numรฉrique (de type Miro / Mural / Klaxoon…) et d’une application du type justflipacoin.com pour simuler les journรฉes. Vous pouvez รฉgalement demander ร  chaque personne de trouver une piรจce pour le faire ร  la main. J’ai observรฉ que les gens prรฉfรฉraient le faire vraiment d’ailleurs, mรชme ร  distance ๐Ÿ™‚

Prรฉparation

En terme de prรฉparation, j’ai tendance ร  prรฉparer ร  minima les 3 รฉlรฉments suivants :

1. Management Visuel

Je trace gรฉnรฉralement ร  la main sur Paperboard ou sur feuille A3 le tableau suivant :

  • Prรชt pourrait รฉgalement s’appeler Backlog
  • Rรฉalisation et Validation ont รฉtรฉ mis ร  titre d’exemple et pourraient trรจs bien s’appeler ยซย ร‰tape 1″ et ยซย ร‰tape 2ยซย . L’importance est surtout de diviser la colonne En cours en 2
  • Si vous voulez donner un peu la main aux participants, vous pouvez leur laisser le choix du nommage. Pour ma part, j’ai tendance ร  les poser pour gagner du temps car rien ne se joue lร -dessus. De plus, les termes Rรฉalisation et Validation sont plus facilement transfรฉrables dans la plupart des contextes (IT et hors-IT) ร  la diffรฉrence de Dรฉveloppement et Tests
  • Si vous prรฉfรฉrez, vous pouvez รฉgalement imprimer cette version

2. Carte de Contrรดle

  • On ne connaรฎt pas ร  l’avance les rรฉsultats donc cette prรฉparation est simplement logistique. On pourrait tout aussi bien la faire sur le moment si besoin.
  • # ร‰lรฉment signifie Numรฉro de l’รฉlรฉment dans le sens oรน on cherche ร  reprรฉsenter chaque รฉlรฉment de travail sur l’axe des abscisses.

3. Tableau de rรฉsultats et suivi des jours

  • La premiรจre partie servira ร  visualiser les rรฉsultats du premier tour pour pouvoir effectuer un premier dรฉbriefing. Dans une alternative d’animation, on utilise 2 fois ce tableau afin d’effectuer une comparaison entre 2 tours possรฉdant des rรจgles diffรฉrentes.
  • La seconde partie servira aux participants ร  suivre le numรฉro de leur journรฉe en cours. En effet, cela nous permettra de mieux visualiser le temps รฉcoulรฉ par la suite.

Animation

La version de l’atelier que je vous propose se dรฉroule en 2 tours. Il y aura simplement un changement de rรจgles entre ces 2 tours qui nous permettront de voir les diffรฉrences en termes de ressentis et de rรฉsultats.

Le plus gros challenge de l’animation est donc dans l’explication des rรจgles initiales.

Un petit peu comme dans tout jeu de sociรฉtรฉ, c’est ร  ce moment lร  qu’il va falloir รชtre ร  la fois simple et prรฉcis.

Voyons ensemble comment on peut faire cela.

Expliquer les rรจgles du jeu

Pour expliquer les rรจgles, vous avez plusieurs options : soit vous vous appuyez sur un support visuel, soit vous l’expliquez ร  l’oral.

L’intรฉrรชt de la premiรจre mรฉthode est qu’elle sera visuelle et peut aider dans la comprรฉhension. La seconde sert notamment lorsque vous n’avez pas le support visuel ร  disposition : il est donc nรฉcessaire de procรฉder รฉtape par รฉtape pour รชtre efficace. Je vais donc dรฉcrire la 2nde approche ci-dessous.

Mon explication se dรฉroule en 2 parties afin de bien sรฉquencer les informations.

Partie 1 : Mise en place

On part ici des รฉlรฉments les plus faciles ร  partager.

A – Tableau de management visuel

Nous allons utiliser ce support pour visualiser le travail rรฉalisรฉ par l’รฉquipe. Comme vous pouvez le voir, il se compose d’un flux avec 3 grandes รฉtapes : Prรชt, En cours (qui se divise en 2) et Terminรฉ.

B – Backlog de post-it

Nous considรจrerons que la colonne Prรชt est une liste infinie de travail ร  faire. Vous pouvez d’ores et dรฉjร  la remplir si vous le souhaitez, l’important est de garder ร  l’esprit que si elle se vide, il vous faudra la remplir de nouveau (sauf indication contraire).

Dans la version initiale de Mike Burrows, il faisait rรฉflรฉchir les participants sur des fonctionnalitรฉs d’un site web marchand qui รฉtaient donc inscrites par la suite sur les post-its (au centre). J’ai fait le choix d’enlever cette รฉtape et de simplement considรฉrer chaque post-it comme du travail ร  rรฉaliser. Le remplissage de la colonne Prรชt se fait donc dans mon cas avec des post-it vides.

C – Informations sur post-it

Je vous demanderais d’inscrire diffรฉrentes informations sur ce post-it :
En haut ร  gauche, vos initiales : comme cela on saura toujours qui travaille sur quoi,
En bas ร  gauche, un B : si votre travail se retrouve Bloquรฉ car il arrive parfois que les choses ne se passent pas comme prรฉvues. Si votre travail se retrouve dรฉbloquรฉ, vous pourrez simplement barrer le B,
En haut ร  droite, la date de dรฉbut : le numรฉro du jour oรน vous avez commencรฉ ร  travailler sur cet รฉlรฉment (dรฉplacement de la colonne Prรชt ร  la premiรจre colonne d’En cours),
En bas ร  droite, la date de fin : le numรฉro du jour oรน vous avez terminรฉ l’รฉlรฉment (dรฉplacement de la seconde colonne d’En cours ร  Terminรฉ)

Vous pouvez prendre un post-it exemple pour soutenir le discours ou en remplir un sur le moment. J’ai tendance ร  expliquer cela ร  l’oral mais รงa, c’est moi ๐Ÿ™‚

Je termine en disant :

D’ailleurs, je vous propose de tirer un premier รฉlรฉment de travail par personne dans la premiรจre colonne d’En-cours. Vous pouvez inscrire vos initiales en haut ร  gauche. Ce sera l’รฉtat initial de notre systรจme.

L’idรฉe est ici de faire une premiรจre passe sur l’espace de jeu afin de faire une deuxiรจme boucle de rappel en expliquant la suite des rรจgles.

Partie 2 : Mรฉcanique de jeu

Bonne ou Mauvaise journรฉe

Rentrons maintenant dans les rรจgles de prises de dรฉcision :

Pour donner un peu de sens ร  ces rรจgles, voici une maniรจre de les prรฉsenter :

Nous allons simuler le sort d’une journรฉe ร  pile ou face.

(PILE)
Parfois on peut avoir une bonne journรฉe, oรน les choses se passent bien. On peut alors avancer nos sujets, dรฉbloquer un รฉlรฉment (barrer un B) ou en dรฉmarrer un nouveau !

(FACE)
Parfois c’est l’inverse, c’est une journรฉe oรน l’on se retrouve bloquรฉ sans pouvoir rien faire (inscrire un B). Cependant, pour ne pas rester inactif on va commencer une nouvelle tรขche !

L’important ici est de bien mettre l’accent sur le OU de la bonne journรฉe et sur le ET de la mauvaise journรฉe.

En effet, c’est ce qui va nous permettre de mettre en avant l’empilement des tรขches en cours. ร‰vรฉnement non loin des habitudes de travail de la plupart des contextes d’entreprise.

Rรจgle subsidiaire

Se prรฉsente alors la rรจgle subsidiaire :

Dans le cas oรน vous soyez dans l’impossibilitรฉ d’effectuer une action (ni en Pile, ni en Face), alors dans ce cas vous pourrez aider un de vos collรจgues en avanรงant ou dรฉbloquant un de ses รฉlรฉments.

Il arrive souvent ici que des personnes rรฉagissent en indiquant que cette rรจgle ne sera jamais applicable. Je leur indique alors qu’ils ont potentiellement raison mais elle a le mรฉrite d’exister ! ๐Ÿ˜›

Rรจgle essentielle

Je prรฉcise ensuite qu’une rรจgle est essentielle ร  respecter :

D’abord chez moi, aprรจs chez les autres.

Cela signifie que si je peux effectuer une action sur une de mes tรขches alors cela prime sur une potentielle action sur une tรขche d’un de mes collรจgues.

Suivre le temps qui passe

Enfin, je leur prรฉcise que chaque tour sera ร  enregistrer pour bien matรฉrialiser le temps qui passe. Pour ce faire, chaque รฉquipe devra noter et incrรฉmenter le numรฉro du jour. On commencera par le numรฉro 1 pour le premier tour. Dans l’exemple ci-dessus, l’รฉquipe en est au jour 5 !

Certaines รฉquipes barrent chaque journรฉe au fur et ร  mesure, c’est tout ร  fait ok ๐Ÿ™‚

Tour 1 : Dรฉmarrage

Lorsque chaque personne a sa piรจce et que chaque รฉquipe est devant son management visuel, on peut commencer.

J’ai tendance ร  รชtre attentifs aux premiers tours, notamment pour le cas d’une mauvaise journรฉe. L’important est de bien s’assurer que lorsqu’un blocage est effectuรฉ, qu’un nouvel รฉlรฉment est รฉgalement commencรฉ. On peut pour cela toujours redonner le sens ร  l’action pour รฉviter que ce mouvement soit simplement mรฉcanique.

Lorsque je suis bloquรฉ, je ne vais pas rester sans rien faire alors je commence autre chose.

Tour 1 : Arrรชt

Comme dans beaucoup d’ateliers Kanban, il n’y a pas de temps prรฉdรฉfini. C’est donc au facilitateur de dรฉterminer quand le tour s’arrรชtera. Il existe alors diffรฉrentes alternatives :

AlternativesIntention d’apprentissagesCommentaires
1Limitation en temps
(ex : environ 10′)
ร‰tat du flux selon diffรฉrentes rรจgles par pรฉriode de tempsSimple pour la facilitation. Le tableau risque d’รชtre trop ou trop peu chargรฉ pour le dรฉbriefing. Cela dรฉpend de la rapiditรฉ de prise en main de l’exercice par l’รฉquipe.
2Limitation en nombre de jours (ex : 10 jours Max)Temps pour dรฉpiler est bien plus grand que le temps pour empilerSimple pour la facilitation et pour les participants. Le rรฉsultat de chaque รฉquipe va รชtre diffรฉrent d’oรน l’importance de choisir un nombre de jours suffisant pour avoir de la cohรฉrence.
3Limitation en nombre d’รฉlรฉments en cours dans la premiรจre colonne (ex : 10 Max)Focaliser sur l’apport des limites sur les interactionsSimple et rapide pour la facilitation et pour les participants. Peut s’arrรชter trรจs vite selon le nombre de personnes dans l’รฉquipe.

Les intentions d’apprentissages dรฉcrites ci-dessus ne sont pas hermรฉtiques. Elles sont une indication pour anticiper le dรฉroulรฉ et le dรฉbriefing le plus direct mais rien n’empรชchera d’aborder les autres notions ! ๐Ÿ˜‰

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai choisi de limiter en nombre de jours (environ 10).

Note : Je pense qu’ร  l’avenir et pour limiter le temps de jeu, je limiterai plutรดt en nombre d’รฉlรฉments en cours dans la premiรจre colonne ๐Ÿ™‚

Tour 1 : Rรฉsultats

Lorsque le tour s’arrรชte, j’invite tout d’abord les participants ร  remplir le tableau suivant :

LibellรฉDescription
# TerminรฉsNombre d’รฉlรฉments dans la colonne Terminรฉ
# En coursNombre d’รฉlรฉments dans la colonne En cours (somme des 2 sous-colonnes)
# PilesNombre de ยซย Pileย ยป nรฉcessaire pour pouvoir dรฉpiler l’ensemble des รฉlรฉments En cours
# JoursCorrespondance en nombre de jours : diviser # Piles par le nombre de joueurs de l’รฉquipe

Une aide potentielle pour # Piles :

– Compter 1 par รฉlรฉment dans la troisiรจme colonne
– Compter 2 par รฉlรฉment dans le seconde colonne
– Compter 1 par รฉlรฉment bloquรฉ

Vous aurez remarquรฉ bien รฉvidemment que l’ordre prรฉcisรฉ ci-dessus invite les participants ร  lire leur tableau de la droite vers la gauche n’est-ce pas ? ๐Ÿ˜‰

Voici le genre de rรฉsultats obtenus :

Tour 1 : Dรฉbriefing

Pour mon dรฉbriefing, j’ai tendance ร  partir des rรฉsultats dans un premier temps. En effet, cela crรฉe de la cohรฉrence avec les instructions prรฉcรฉdentes et ne coupe donc pas le flux narratif.

Tendances des flux de travail

Ce qui importe n’est pas vraiment le contenu mais la tendance des rรฉsultats obtenus. Ainsi, ce qui devrait รฉmerger devrait ressembler ร  quelque chose de ce type :

L’idรฉe derriรจre ces tendances est que le nombre d’รฉlรฉments d’en-cours est bien plus important que le nombre d’รฉlรฉments terminรฉs. Cela est souvent reprรฉsentatif d’une surcharge et donc d’un manque d’รฉquilibre entre la demande et la capacitรฉ ร  faire. La diffรฉrence entre le cas A et le cas B est simplement une question d’ampleur de la surcharge.

Pour le visualiser autrement, voici une maniรจre de reprรฉsenter le cas B ci-dessous :

Extrait de la confรฉrence ยซย ร€ la chasse des voleurs de tempsย ยป – Illustration de Caroline Aupert

En reprenant les rรฉsultats, on voit que l’on a bien cette tendance :

Je questionne alors les participants :

Est-ce que cette tendance vous est familiรจre ?

Gรฉnรฉralement, des hochements de tรชte vont plutรดt rรฉpondre positivement ร  cette question.

Stratรฉgie perdante ?

Les rรฉsultats prรฉcรฉdents peuvent รชtre l’occasion d’รฉchanger sur les raisons qui font que l’on a tendance ร  prendre de nouvelles choses et ร  empiler le travail. Cela peut donner du contexte et gรฉnรฉrer de bonnes conversations.

On pourra ensuite enchaรฎner avec :

Pensez-vous qu’en continuant de la sorte vous aurez la possibilitรฉ de dรฉpiler tout votre travail en cours ?

Je m’appuie gรฉnรฉralement sur les rรฉsultats obtenus prรฉcรฉdemment :

On voit ici qu’il faudrait au moins 10 bonnes journรฉes consรฉcutives, pour tous les membres de l’รฉquipe (environ 4 personnes dans ce cas), pour espรฉrer dรฉpiler. Cela apparaรฎt donc impossible. Les participants sont gรฉnรฉralement d’accord avec ce triste constat.

Et la collaboration dans tout ca ?

C’est parfois de cette maniรจre que j’aborde le sujet ๐Ÿ™‚

On va cibler ici la maniรจre dont chacun a pris ses dรฉcisions d’action ร  chaque tour.

Certaines personnes peuvent avoir l’impression d’avoir collaborรฉ ensemble. Cependant cette collaboration est illusoire. En effet, au vu des rรจgles exposรฉes, personne n’a besoin des autres pour prendre ses dรฉcisions et chacun avance sur ses propres tรขches. Ils n’ont en fait mรชme pas besoin de se parler et auraient pu faire l’exercice individuellement dans leur coin.

Les seuls รฉlรฉments de collaboration sont potentiellement : la comprรฉhension collective des rรจgles et le lancement de chaque journรฉe ensemble (et encore ce dernier point n’est pas toujours vrai).

Ainsi, dans cette stratรฉgie, ce n’est pas la collaboration qui est encouragรฉe mais la performance individuelle.

On peut alors enchaรฎner sur le Tour 2 ๐Ÿ™‚

Alternatives de dรฉbriefing

Avant de vous lancer dans le dรฉbriefing des rรฉsultats, vous pouvez รฉgalement commencer par ces pistes :

Comment cela s’est passรฉ pour vous ? ๐Ÿ™‚

Une premiรจre phase de dรฉbriefing standard est selon moi toujours une bonne pratique. La question peut diffรฉrer mais l’idรฉe principale est de voir ce qui รฉmerge de l’expรฉrience des participants. On ยซย tireย ยป alors l’information plutรดt que de la ยซย pousserย ยป ๐Ÿ™‚

Voyez-vous des รฉlรฉments familiers avec votre expรฉrience professionnelle ? Nouveaux ?

Une seconde question ร  orientation contextuelle cette fois-ci. Elle peut รชtre complรฉmentaire ร  la prรฉcรฉdente et permet de voir si les personnes arrivent ร  prendre du recul sur ce qui vient de se passer. On pourra alors introduire les informations citรฉes prรฉcรฉdemment.

Tour 2 : Dรฉmarrage

Pour ce second tour, j’invite les participants ร  mettre des limites sur chaque sous-colonne d’En cours.

De maniรจre arbitraire, je propose souvent une limite ร  3 ou 4 pour chacune des sous-colonnes.

Cela dรฉpend principalement de la charge de remplissage de la premiรจre colonne d’en-cours. Pour รฉviter que l’atelier ne dure trop longtemps, mieux vaut รฉlever un peu le nombre pour fluidifier. Dans ce cas, je place le curseur ร  4. Sinon de maniรจre gรฉnรฉrale, je le garde ร  3.

J’explique ensuite la signification des limites :

Le nombre inscrit en haut de colonne correspond au nombre maximum d’รฉlรฉments acceptรฉs dans cette colonne.

C’est gรฉnรฉralement lร  que certaines personnes rรฉagissent et comprennent que cela va permettre d’aller sur la rรจgle subsidiaire. En effet, les limites vont les empรชcher d’effectuer des actions ce qui va encourager l’entraide dans l’รฉquipe.

Tour 2 : Arrรชt

Dans ce Tour 2, je propose aux รฉquipes d’arrรชter :

Aprรจs avoir dรฉlivrรฉ 10 nouveaux รฉlรฉments au travers de ce systรจme limitรฉ.

Cela signifie qu’elles doivent d’abord dรฉpiler les รฉlรฉments en cours pour libรฉrer l’espace nรฉcessaire pour faire traverser les 10 รฉlรฉments supplรฉmentaires.

Je leur propose alors de les annoter de A ร  J afin de pouvoir les reconnaรฎtre. Vous pouvez รฉgalement utiliser des mini post-its de couleurs diffรฉrentes si vous avez cela sous la main. L’idรฉe sera de pouvoir comparer le temps de traversรฉe de ces nouveaux รฉlรฉments par rapport aux autres.

Tour 2 : Facilitation

Alors que le Tour 1 ne nรฉcessitait pas beaucoup d’action de ma part en tant que facilitateur, le Tour 2 est gรฉnรฉralement diffรฉrent. En effet, la rรจgle subsidiaire va avoir tendance ร  gรฉnรฉrer quelques questionnements.

Questionnements

Voici ceux qui ont tendance ร  รฉmerger :

J’ai fait ยซย Faceย ยป mais je n’ai plus d’รฉlรฉments ร  moi, est-ce que je bloque un รฉlรฉment de quelqu’un d’autre ?

Bien sรปr que non. Dรฉjร  que vous avez une mauvaise journรฉe, vous n’รชtes pas obligรฉs de la partager avec les autres ! Plus sรฉrieusement, on ne bloque que ses propres รฉlรฉments. Dans ce cas, le blocage n’est donc pas possible.

J’ai fait ยซย Faceย ยป et je n’ai plus d’รฉlรฉments ร  moi. Est-ce que je peux avancer le travail de quelqu’un ?

Je rappelle ici la rรจgle essentielle : ยซย D’abord chez moi, ensuite chez les autresย ยป.

Ainsi, si je peux commencer un รฉlรฉment de travail car la limite me le permet, j’effectue cette action. Dans le cas contraire, je ne peux plus effectuer d’action chez moi donc je peux aller aider un collรจgue.

Est-ce que l’on peut faire ยซย avancerย ยป un รฉlรฉment plusieurs fois dans le mรชme tour ?

Lร  j’ai souvent hรฉsitรฉ mais j’ai fini par dire oui. En effet, il peut trรจs bien arriver que dans une mรชme journรฉe toute l’รฉquipe se focalise sur un seul รฉlรฉment pour le faire sortir. C’est d’ailleurs normalement le cas pour les ยซย urgencesย ยป ou ยซย expediteย ยป.

Stratรฉgie

ร€ l’รฉchelle individuelle, il est intรฉressant d’observer le mode de prise de dรฉcision. En effet, dans ce second tour, rappelons-nous que chaque personne part normalement avec un certain nombre de tรขches ร  dรฉpiler.

Lorsque je fais un ยซย Pileย ยป, j’ai ร  minima 2 actions ร  ma disposition : dรฉbloquer un รฉlรฉment et dรฉplacer un รฉlรฉment de la 2nde colonne d’en-cours vers Terminรฉ. Le dรฉmarrage d’un nouvel รฉlรฉment et le dรฉplacement de la 1รจre colonne d’en-cours ร  la seconde sont toutes deux bloquรฉes par les limites.

Note : Il peut arriver que la seconde colonne d’en-cours ne soit pas trop chargรฉe et auquel cas le mouvement de la 1รจre ร  la 2nde colonne d’en-cours sera รฉgalement possible. Nous allons cependant rester dans le cas oรน elle est รฉgalement surchargรฉe.

La stratรฉgie que l’on cherche ร  voir รฉmerger est celle qui tire les รฉlรฉments vers Terminรฉ au plus vite.

En effet, terminer des รฉlรฉments va naturellement libรฉrer de l’espace dans la 2nde colonne d’en-cours pour ensuite libรฉrer de l’espace dans la 1รจre colonne d’en-cours. Et cela, tout en รฉvitant au maximum qu’un รฉlรฉment se bloque entre-temps et ralentisse notre progression.

C’est pendant le tour que j’interroge parfois les personnes sur leur stratรฉgie pour dรฉpiler. Elle n’est pas toujours trรจs claire mais cela nourrit l’idรฉe qu’il puisse y en avoir une. Cela gรฉnรจre souvent des conversations autour de la prise de dรฉcision et nous amรจne ainsi au point suivant. ๐Ÿ˜‰

Collaboration ?

ร€ la diffรฉrence du Tour 1, on peut voir รฉmerger dans certaines รฉquipes une rรฉelle collaboration des personnes.

En effet, elles se rendent compte que l’ordre des actions peut avoir de l’importance sur les rรฉsultats obtenus.

Cela se matรฉrialise gรฉnรฉralement par un lancer de piรจces en commun et une rรฉflexion collective pour optimiser les actions.

Lorsque cela n’arrive pas naturellement, je peux รฉvoquer l’idรฉe pour voir si cela peut aider. Pour laisser les personnes libres de prendre ou non, c’est sous la forme d’une question que je vais les inviter ร  rรฉflรฉchir.

Tour 2 : Dรฉbriefing

Pour le dรฉbriefing de ce tour, vous pouvez commencer par un dรฉbriefing standard comme au tour prรฉcรฉdent.

Sinon, 3 sujets sont selon moi importants ร  รฉvoquer :

La collaboration, le temps de traversรฉe et le temps pour dรฉpiler.

Collaboration

Vous pouvez รฉvoquer ici les รฉlรฉments dรฉcrits prรฉcรฉdemment mais en grand groupe.

Avez-vous remarquรฉ une diffรฉrence entre le tour 1 et le tour 2 dans votre maniรจre d’interagir ?
De prendre des dรฉcisions ?

Cela permet gรฉnรฉralement d’ouvrir les discussions autour de l’efficacitรฉ collective ร  se focaliser sur un รฉlรฉment et ร  le faire sortir ensemble. Une remarque รฉmerge alors souvent ร  cet moment lร  :

L’exercice suppose que l’on est tous capable de tout faire alors que dans la vraie vie ce n’est pas le cas !

C’est tout ร  fait vrai. Cependant, l’important n’est pas dans le fait que l’on soit tous capable de tout faire mais dans l’attention que l’on a portรฉ au travail dans notre prise de dรฉcision. En effet, les limites poussent l’รฉquipe ร  voir le travail dans sa globalitรฉ et non pas de maniรจre locale ou spรฉcialisรฉe.

Chaque colonne n’est pas rรฉservรฉe ร  une spรฉcialitรฉ mais correspond ร  une รฉtape de rรฉalisation de l’รฉlรฉment travail oรน chacun peut contribuer, quelque soit sa fonction.

Maintenant, mรชme si l’on n’est pas capable d’effectuer une action directement sur le travail pour aider une personne, on peut peut-รชtre l’aider autrement. Cela peut รชtre en allant chercher des infos ou en relanรงant des personnes en dรฉpendance. par exemple.

L’important est donc de collaborer pour terminer des รฉlรฉments et
de retarder au maximum la dรฉcision de commencer quelque chose de nouveau.

Ainsi, on peut dire que les limites n’accรฉlรจrent pas directement le delivery.

Les limites sont gรฉnรฉratrices de collaboration qui en consรฉquence va accรฉlerer le delivery.

Temps de traversรฉe

On va ici tracer la carte de contrรดle du systรจme : l’ensemble des temps de traversรฉe pour chaque รฉlรฉment de travail. Pour cela, je demande aux participants de soustraire le numรฉro de jour de fin d’un รฉlรฉment par le numรฉro de jour de dรฉbut. On obtient ainsi le temps de traversรฉe de l’รฉlรฉment en jours ๐Ÿ™‚

Je demande รฉgalement aux participants de sรฉparer les 10 nouveaux รฉlรฉments ayant traversรฉ le systรจme limitรฉ des autres. En effet, cela facilitera le dรฉbriefing en structurant visuellement les rรฉsultats.

On voit ici sur la gauche les premiers รฉlรฉments ayant traversรฉ le systรจme initialement non limitรฉ. Sur la droite, les 10 รฉlรฉments ayant traversรฉ le systรจme limitรฉ.

De ces rรฉsultats, on peut alors dรฉduire 2 apports de la limitation de travail en cours :

Le temps de traversรฉe moyen est meilleur et l’รฉcart type est plus faible.
Il sera donc plus facile d’รชtre prรฉdictible dans cette configuration.

Note 1 : pour amรฉliorer le rendu, je pense qu’il pourrait รชtre utile de numรฉroter les รฉlรฉments de travail dรจs le dรฉbut. Ainsi dans la reprรฉsentation de la carte de contrรดle, ร  partir de la mise en oeuvre du systรจme limitรฉ, on devrait voir une rรฉduction du temps de traversรฉe.

Note 2 : pour crรฉer une habitude au sein de l’รฉquipe, on peut รฉgalement lui proposer de remplir la carte de contrรดle au fur et ร  mesure. Cela peut alors commencer dรจs le Tour 1.

Pour aider ร  cela, on pourrait utiliser un support de ce type :

# ร‰lรฉmentDate de dรฉbutDate de finTemps de traversรฉe
1198
23107
3484

Pour l’occasion, j’ai fait le tableau en pdf tรฉlรฉchargeable.

Temps pour dรฉpiler

Comme รฉvoquรฉ plus haut dans cet article, le fait d’arrรชter le Tour 1 en nombre de jours a pour intention de parler du temps pour dรฉpiler. En effet, vous vous rendrez compte que le Tour 2 est beaucoup plus long et laborieux que le Tour 1. C’est l’effet recherchรฉ.

Regardons les jours รฉcoulรฉs :

En observant ces rรฉsultats, on voit que les รฉquipes ont pris entre 25 et 30 jours pour dรฉpiler ce qu’elles avaient empilรฉ en seulement 10 jours.

Mรชme en enlevant 10 jours correspondant au temps le plus long des 10 derniers รฉlรฉments de travail, on reste toujours ร  un temps de dรฉpilement supรฉrieur d’environ 30%.

Il est plus long et douloureux de dรฉpiler un ensemble d’รฉlรฉment que de les empiler.
L’intention est donc d’รฉviter d’empiler ร  tout prix.

Expรฉrimentations antรฉrieures

3 Tours, 3 Rรจgles, 10 jours

ร€ mes dรฉbuts, j’avais expรฉrimentรฉ une version de Featureban ร  3 tours de 10 jours chacun. L’idรฉe รฉtait ici de comparer les rรฉsultats produits en ne changeant que les rรจgles mises en place. On repartait donc avec un tableau neuf en chaque dรฉbut de tour.

Le Tour 1 รฉtait le mรชme que prรฉsentรฉ prรฉcรฉdemment. Un focus individuel dans un systรจme non limitรฉ. Le rรฉsultat obtenu รฉtait donc similaire avec une tendance de flux en cรดne, donc dรฉsรฉquilibrรฉ. Comme vu prรฉcรฉdemment, c’est une stratรฉgie non viable (et pourtant si rรฉpandue).

Tour 1 : Beaucoup de choses en cours, peu de terminรฉes.

Le Tour 2 gardait le focus individuel mais avec un systรจme limitรฉ. Les rรฉsultats ici รฉtaient intรฉressants car le nombre d’รฉlรฉments terminรฉs n’รฉtait pas forcรฉment plus รฉlevรฉs qu’au Tour 1. Cependant, la tendance du flux รฉtait beaucoup plus รฉquilibrรฉe avec un nombre d’en-cours maรฎtrisรฉ. C’est donc une stratรฉgie viable si on regarde ร  moyen-long terme.

Tour 2 : Production de rรฉsultats en limitant le gaspillage.

Le Tour 3 injectait la rรจgle de collaboration au sein du systรจme limitรฉ. Les rรฉsultats ici sont explosifs ๐Ÿ™‚ Sans surprise, c’est la stratรฉgie la plus performante !

Tour 3 : Production optimisรฉe en limitant le gaspillage.

C’est une animation qui me paraรฎt toujours intรฉressante si l’on veut se focaliser sur les rรจgles de prise de dรฉcision. En effet, on ne parle pas ici des mรฉtriques, ce qui pourrait รชtre une รฉtape postรฉrieure.

Agile Tour Toulouse 2019

Voici le scribing rรฉalisรฉ par Caroline Aupert sur l’animation rรฉalisรฉe lors de l’Agile Tour Toulouse 2019.

On peut voir qu’il y a quelques diffรฉrences en termes d’animation, notamment la simulation des journรฉes de travail.

En effet, ici pas de lancers de piรจces mais un tirage de cartes. Si l’on tire une carte ยซย Rougeย ยป cela correspond ร  une bonne journรฉe, si l’on tire une carte ยซย Noireย ยป cela correspond ร  une mauvaise journรฉe. Les rรจgles d’actions restent nรฉanmoins les mรชmes. J’avais d’ailleurs crรฉรฉ des cartes avec les rรจgles spรฉcialement pour l’occasion.

Une difficultรฉ que j’ai pu observer est qu’avec un nombre limitรฉ de cartes rouges et de cartes noires, l’aspect alรฉatoire s’amoindrit au fur et ร  mesure. En effet, plus on pioche de cartes rouges au dรฉbut et plus on a de chances de tomber sur des cartes noires par la suite. L’idรฉe aurait รฉtรฉ de faire un tirage avec remise mais logistiquement cela ne rendait pas l’exercice trรจs fluide.

Conclusion

Featureban est devenu un de mes ateliers favoris pour introduire Kanban. En effet, il peut s’animer facilement, sans trop de matรฉriel et dans un laps de temps rรฉduit. On peut compter entre 30 minutes et 1h30 selon ce que vous voulez faire passer.

On y aborde notamment les notions de visualisation, de limitation de travail en cours, de mรฉtriques, de rรจgles de prises de dรฉcision et de boucles de feedback. Il a รฉgalement l’intรฉrรชt d’รชtre suffisamment flexible pour pouvoir se focaliser sur un message particulier ร  chaque session.

Je vous le recommande donc vivement pour agrรฉmenter votre palette d’ateliers ! N’hรฉsitez pas ร  me faire vos retours suite ร  expรฉrimentation ๐Ÿ™‚

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Olivier MY

Ingรฉnieur de formation et passionnรฉ par lโ€™humain, je me suis rapidement tournรฉ vers le monde du coaching Agile et du coaching Professionnel. Jโ€™accompagne aujourd'hui des individus, des รฉquipes et des organisations vers une crรฉation de valeur adaptรฉe aux contraintes et aux enjeux du monde actuel. Jโ€™ai ร  coeur de contribuer ร  la professionnalisation du mรฉtier notamment par des retours dโ€™expรฉrience dรฉtaillรฉs et des inspirations soulignant lโ€™importance dโ€™une posture ouverte, curieuse et respectueuse.

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