Aprรจs le Kick-Off et le workshop de sensibilisation au Management Visuel, nous voici arrivรฉs au workshop 3 : la mise en oeuvreย !
Je dรฉcrirais dans cet article comme d’habitude les intentions des diffรฉrentes activitรฉs sรฉlectionnรฉes ainsi que les rรฉsultats obtenus.
Les articles liรฉs :
- Agile Rocket : Module Management Visuel
- Workshop 1 : Kick-off
- Workshop 2 : Au Tableau
- Workshop 3 : Mise en oeuvre (Partie 1)
- Workshop 4 : Mise en oeuvre (Partie 2)
- Module Management Visuel : Rรฉtrospective et clรดture
Organisation du workshop
L’intention iciย est d’amener les participants ร construire une premiรจre version actionnable de Management Visuel.ย Comme dans tout atelier, il est important d’aider les participants ร comprendre l’objectif de la session : le montrer visuellement est la plupart du temps trรจs efficace ! On voit donc clairement les รฉtapes du processus de construction et la maniรจre dont le tableau va au fur et ร mesure รฉvoluer dans la premiรจre partie. La seconde partie correspond ร la partie ยซย actionnableย ยป de l’intention.
Note : L’objectif du module รฉtant de transformer une sommes d’individus en un collectif, le processus de construction a tout autant d’importance que le rรฉsultat. On cherche alors au maximum ร mettre un cadre dans lequelย les personnes vont devoirย agir en tant que groupe et prendre des dรฉcisions ensemble.
รtape 1 : Dรฉcouverte du WIP
ยซย Mettons en lumiรจre tout le travail en cours de l’รฉquipe !ย ยป
Je demande alors aux participants d’inscrire sur un Post-it les sujets sur lesquels ils travaillent en ce moment. Gรฉnรฉralement, environ 5-7 minutes suffisent, on ne cherche pas ici ร รชtre exhaustif.
Je rappelle les rรจgles suivantes :
- On รฉcrit sur un Post-it avec un marqueur (pour que cela soit visible ร une certaine distance)
- On n’inscrit qu’une idรฉe par Post-it (pour pouvoir les manipuler plus facilement par la suite)
Note : On ne fait pas la course ร qui aura la plus longue (liste) ! L’important est surtoutย de voir ce qui reprรฉsente la rรฉalitรฉ d’aujourd’hui.
Lorsque le temps est รฉcoulรฉ ou lorsque les participants semblent avoir terminรฉ, je les invite ร venir afficher leurs productions.
Il m’apparait alors intรฉressantย de sonder le ressenti du groupe :
Que ressentez-vous ร la vue de tout ce travail ?
Est-ce ce que vous imaginiez ?
Les participants paraissent รฉtonnรฉs, il รฉmerge des รฉchanges permettant une premiรจre prise de conscience du groupe sur l’ensemble du travail qu’il prend en charge aujourd’hui.
รtape 2 : Catรฉgorisation
Aprรจs avoir mis en lumiรจre l’ensemble du travail en cours, j’invite les participants ร regrouper les รฉlรฉments du mรชme ยซย typeย ยป ensemble. Le terme ยซย typeย ยป n’est pas toujours trรจs clair donc je parle parfois d’รฉlรฉments ยซย qui se ressemblentย ยป. Un des challenges de la facilitation est d’รชtre suffisamment prรฉcis pour mettre les personnes en mouvement mais suffisamment vague pour laisser libre cours ร la crรฉativitรฉ et ร l’intelligence collective du groupe.
Pendant une dizaine de minutes, je me metsย volontairement en retrait, en observateur. Les รฉchanges se multiplient, les post-its se dรฉplacent et la magie opรจre. Le support mural a un vรฉritablement impact sur la dynamique de groupe pour ce genre d’exercice : on commence ร crรฉer une habitude de mise en action du groupe sur un support visuel ! ๐
Aprรจs une petite rรฉorganisation, voici le rรฉsultat obtenu :
ย Chaque groupe comporte ainsi une entรชte permettant de l’identifier. On commence ร structurer et ร organiser le travail.
รtape 3 : Conception du processus
Les regroupements effectuรฉs, on se lance dans la phase de description du processus.
J’invite les participants ร former des sous-groupes, de sรฉlectionner une des catรฉgories et de dรฉcrire le processus mis en oeuvre pour emmener un รฉlรฉment jusqu’ร sa complรฉtion. Un approche peutย รชtre de prendre un exemple et de dรฉcrire ce qui a รฉtรฉ effectuรฉ et ce qui reste ร faire pour pouvoir le considรฉrer comme terminรฉ.
Une contrainte que j’ai imposรฉe cette fois-ci รฉtait d’รฉlaborerย au plus 5 รฉtapesย : cela permet de limiter l’envieย des participants ร vouloir construire le processus parfait – qui gรฉnรฉralement ne correspond mรชme pas ร la rรฉalitรฉ mais plutรดt ร l’idรฉe qu’ils s’en font. Rappelons que l’on veutย avant tout reprรฉsenter la rรฉalitรฉ du terrain plutรดt queย la maniรจre dont les choses devraient รชtre faites dans l’idรฉal.
Note : Je prรฉcise parfois qu’un รฉlรฉment peut de maniรจre gรฉnรฉrique passer dans les 3 statuts ยซย A faireย ยป, ยซย En coursย ยป et ยซย Terminรฉย ยป. L’objet de cette phaseย est donc de prรฉciser les รฉtapes constitutives du statut ยซย En coursย ยป.
Aprรจs un quinzaine de minutes, nous dรฉbriefons tous ensemble sur Paperboard. J’inscris les rรฉsultats de chaque sous-groupe et invite le groupe complet ร repรฉrer des patterns ou des ressemblances dans les รฉtapes รฉvoquรฉes.
On remarque alors qu’il y a fondamentalement 3 รฉtapes qui se dรฉmarquent – avec plus ou moins de dรฉtails :
Les รฉchanges tournent par la suite plus autour de la terminologie que sur les รฉtapes en elles-mรชmes. Je propose alors au groupe de garder diffรฉrents termes dans un premier temps et avec l’expรฉrimentation, ilsย verront ce qui sera leur semblera plus utile.
Le rรฉsultat devient alors le suivant :
Il ne reste plus qu’ร replacer les รฉlรฉments de travail au bon endroit !
En ajoutant des colonnes, on obtient cela :
En ajoutant des lignes, on obtient cela :
Ce sera donc la premiรจre version de Management Visuel que l’รฉquipe utilisera pendant une semaine.
รtape 4 : Stand-up Meeting
Afin de rendre ce Management Visuel ยซย actionnableย ยป, il est nรฉcessaire de le combiner avec un Dailyย Meeting.
L’objectif du Dailyย meetingย est de synchroniser le collectif afin de prendre les meilleures dรฉcisions ensemble.
Je propose au groupe d’utiliser un protocole diffรฉrent de celui gรฉnรฉralement mis en oeuvre dans les รฉquipes Scrum.
On pose tout d’abord au groupe les questions suivantes :
- Le tableau est-il ร jour ?
- Y a-t’il des รฉlรฉments urgents ou nรฉcessitant une attention particuliรจre ?
On parcourt ensuite le flux de la sortie vers l’entrรฉe (de la droite vers la gauche habituellement), en pointant du doigt chaque รฉlรฉment :
- Que lui manque t’il pour รชtre terminรฉ / avancer ?
La personne concernรฉe prend gรฉnรฉralement naturellement la parole.
- As-tu besoin d’aide ?
Si c’est le cas, la personne explicite son problรจme mais ne rentre pas dans sa rรฉsolution. Sinon on passe ร l’รฉlรฉment suivant.
Le processus s’arrรชte lorsque tout le monde sait quoi faire pendant cette journรฉe – ce qui implique que l’on ne passe pas forcรฉment en revue l’intรฉgralitรฉ du flux.
รtape 5 : Planifier
Le moment de planifier le Daily Meeting est une รฉtape essentielle et gรฉnรฉrant souvent beaucoup d’รฉchanges.
Dans le cadre de ce workshop, je demandeย au groupe d’effectuer un vrai Daily Meeting, donc TOUS LES JOURSย ! Le dรฉbat tourne donc plus autour de l’horaire que de la date.
Note : Cette pรฉriode d’expรฉrimentation est cruciale pour permettre au collectif d’apprendre et de crรฉer une habitude. Dans notre cas, il est possible d’argumenter en expliquant qu’au pire, ce ne sera que pour une semaine ๐
รtape 6 : Expรฉrimenter
La phase d’expรฉrimentation dure une semaine avant le prochain Workshop de mise en oeuvre. Chaque jour, l’รฉquipe va donc pratiquer le Daily Meeting auquel j’assisterais tout au long de la semaine.
Je demande ร chacun de prรฉvoir 30 minutes pour chaque Daily : 15 minutes de pratique + 15 minutes de dรฉbriefing.
L’organisation est plutรดt simple :
- Daily 1 : Animation effectuรฉe par moi pour donner un exemple de facilitation.
- Daily 2 ร 5 : Animation effectuรฉe par une personne diffรฉrente avec moi en observateur / support.
L’รฉquipe acquiert ainsi une expรฉrience terrain lui permettant d’apprendre et de prendre un peu de recul sur les apports de la dรฉmarche. Tous ces รฉlรฉments seront amenรฉs dans le cadre du second workshop de mise en oeuvre, l’occasion d’utiliser cette รฉnergie pour amรฉliorer cette premiรจre version de Management Visuel.
Conclusion
Le premier workshop de mise en oeuvre a pour objectif d’initialiser la premiรจre version du Management Visuel de l’รฉquipe. C’est une bonne occasion pour l’รฉquipe de construire quelque chose ensemble, ce quelque chose รฉtant un outil matรฉrialisant leur collaboration future.
Le rรฉsultat obtenu a donc autant d’importance que le processus mรชme de co-construction.
Je dรฉcrirais le prochain atelier dans lequel nous รฉtendrons cette premiรจre version de Management Visuel dans le prochain article ! ๐
Une rรฉponse
Olivier nous accompagne avec mon รฉquipe depuis plusieurs, sous ce format lรฉger et je dois reconnaรฎtre l’effet surprenant de la dรฉmarche : renforcement du partage, de la cohรฉsion d’รฉquipe, dรฉbut de priorisation effort vs impact. Tout ce qui n’รฉtait pas naturel le devient petit ร petit et les stand up meetings sont bien suivis.
ร suivre dans la durรฉe mais impressionnant d’efficacitรฉ …