Conception de rétrospective à l’aide des Liberating Structures

Photo by Alasdair Elmes on Unsplash

Il y a 2 ans de cela, en Décembre 2016, j’animais la rétrospective annuelle de l’équipe que j’ai par la suite accompagnée avec le module Coopérer de l’Agile Rocket. C’était un moment d’échanges et de partage que j’avais construit autour d’un Consensus Workshop et d’une démarche Appreciative Inquiry afin de pouvoir célébrer les réussites et partir en congés l’esprit léger.

Cette année, je suis à nouveau sollicité pour intervenir dans le même cadre. Cependant, je me rend compte qu’il n’est pas toujours évident d’innover dans la durée et qu’après avoir passé plus d’une année avec une équipe, il s’en est passé des activités et des ateliers que je ne sais même plus vraiment lesquels ont déjà été effectués ou non !  🙄

On parle beaucoup des Liberating Structures ces derniers temps comme formats de facilitation engageants, je me suis dit que ce serait une bonne occasion de les expérimenter ainsi que de les partager au groupe pour leur propre utilisation future.

Je décrirais dans cet article la partie Conception de cette rétrospective annuelle qui aura lieu en ce début d’année 2019.

Contexte de la demande

Voici les informations brutes avec lesquelles je démarre la réflexion :

• La rétrospective aura lieu début Janvier suite à des contraintes d’Agenda
• L’intention reste néanmoins la même : effectuer une clôture de 2018 et une ouverture sur 2019
• Le temps qui m’est alloué est de 9h30 à 12h30 max
• Le groupe sera composé d’environ 40 personnes
• Il y a encore un doute sur l’espace qui sera disponible
• L’ensemble des personnes composant l’équipe est convié : apprenti(e)s, stagiaires compris
• Ce moment est également considéré comme une occasion de faire du Team Building et renforcer le groupe
• Les idées de Célébration et de Fierté utilisées la fois précédente ont été bien appréciées
• Les équipes ont changé depuis mon intervention, il y a peu d’instances de collaboration entre elles
• Il y a une impression d’un trop grand nombre d’offres, ce qui rend la communication difficile et l’ensemble flou

Note / Rappel : l’activité de cette équipe est la mise à disposition de formations pour l’ensemble des collaborateurs de leur entreprise.

Voyons voir ce que l’on peut construire à partir de là !  🙂

Conception : le cadre

Démarrons par la définition du cadre.

Timing

Le temps qui m’est alloué est de 9h30 à 12h30 max

Cette fois-ci, mon timing est légèrement plus restreint que la première fois. Cela me donne donc de l’espace pour environ 3h d’activités. Je pars néanmoins avec les contraintes suivantes :

• Une introduction d’environ 5 minutes,
• Une clôture d’une dizaine de minutes,
• Une pause au milieu d’une quinzaine de minutes.

Il ne me reste qu’environ 2h30 d’activités en réalité.

Nombre de personnes

Le groupe sera composé d’environ 40 personnes

40 personnes, c’est un groupe plutôt conséquent. Étant le seul animateur, j’ai plusieurs options :

• Partir sur des activités en sous-groupes
  • avantages :
    • une gestion de plus petits groupes en même temps
    • une dynamique d’équipe plus engageante
    • une auto-régulation au sein du sous-groupe
  • contraintes :
    • nécessite potentiellement un temps de partage commun
    • une attention répartie sur chaque groupe

• Partir sur des activités en groupe complet
  • avantages :
    • attention focalisée sur le groupe, le système complet
    • auto-régulation du groupe sur les instructions
  • contraintes :
    • engagement hétérogène des personnes, noyées dans le groupe
    • gestion des discussions multiples au sein du groupe

Je pense qu’une combinaison des 2 reste pertinente, à voir si cela est possible lorsque l’on rentrera plus précisément dans le contenu.

Note : ces listes n’ont pas vocation à être exhaustives, maintenant elles m’apparaissent comme un point de départ suffisant.

Intention

L’intention reste néanmoins la même : effectuer une clôture de 2018 et une ouverture sur 2019 Il y a une impression d’un trop grand nombre d’offres, ce qui rend la communication difficile et l’ensemble flou

L’intention est assez claire pour moi : fermer le chapitre 2018 des activités mises en oeuvre et faire un premier pas énergisé sur 2019.

• Rétrospective 2018 : Il est donc nécessaire de garder une partie permettant de valoriser le travail qui a été effectué tout au long de l’année précédente.
• Perspective 2019 : pour pouvoir faire le pas suivant, plutôt que de regarder ce que l’on pourrait faire de plus, j’ai tendance à proposer l’inverse, ce que l’on pourrait arrêter de faire afin d’aller vers plus de simplicité (tiens, ne serait-ce pas un principe Agile ?  😛 ). L’intention ici serait donc d’avancer avec un pas plus libre et plus léger plutôt que de trainer les impondérables du passé.

Rentrons un peu plus dans les détails du contenu à présent !

Conception : le contenu

Les idées de Célébration et de Fierté utilisées la fois précédente ont été bien appréciées

Le Spa

Lors d’une journée de formation en facilitation graphique avec Aurélien Morvant et Laurent Sarrazin, j’ai eu l’occasion de découvrir le SPA qui m’est apparu comme une activité particulièrement intéressante. En effet, dans un premier temps les participants se mettent en trinôme, chacun ayant un rôle précis :

• Un coach (A): qui va poser une série de questions et seulement ces questions
• Un client (B): qui va répondre aux questions
• Un observateur (C): qui va être à l’écoute de la discussion

Les questions initiales pour le coach sur lesquelles je suis parti sont les suivantes :

• Que retiens-tu de positif de cette année 2018 ?
• Comment y as-tu contribué ?
• Quoi d’autre ?
• Quoi d’autre ?

Ils vont par la suite échanger les rôles pour que tous aient l’occasion d’expérimenter chaque rôle.

Dans un second temps, une des personnes (B par exemple) va se positionner dos aux 2 autres comme si elle écoutait une conversation de ces 2 dernières, à son sujet. Les 2 autres personnes (A et C) vont exprimer ce qu’elles ont pu retenir de positif des réponses de (B), ce qui a pu les marquer autant au niveau des mots que des expressions corporelles.

C’est alors un moment généralement agréable pour la personne qui reçoit ce feedback, ce qui réchauffe le coeur : le SPA porte donc bien son nom !  😛

Cependant, gardant bien en tête la dimension néanmoins collective de cette partie, il me fallait rajouter une séquence de partage en groupe complet pour permettre une célébration globale des participants.

Je pense alors à faire sélectionner chaque trinôme les 3 idées principales qu’ils ont retenu de leurs échanges et nous les afficherons à l’ensemble du groupe comme un nuage de mots.

Ce moment est également considéré comme une occasion de faire du Team Building et de renforcer le groupe

C’est là que nous arrivons sur nos Liberating Structures. Quelles activités pourraient m’aider à répondre à mes différents challenges ? Mon choix s’est alors porté sur les structures recommandées pour débuter :

Impromptu Networking 

• Pour déclencher la participation immédiate des participants
• Pour aider les personnes timides à s’ouvrir et à se lancer

L’idée serait de proposer 2 questions permettant de mettre en condition les participants :

1. Avec quelle intention viens-tu à cet atelier ?
2. Avec quoi serais-tu heureux.se de repartir ?

Note : les questions sont susceptibles de changer, disons que ce sont les propositions initiales  😛

TRIZ

• Pour permettre d’exprimer l’indicible et sortir les cadavres des placards
• Faire de la place à l’innovation
• Poser les bases de la destruction créative en faisant le travail difficile de manière amusante

Il est intéressant de voir qu’un des premiers exemples donné pour cette activité est au travers de la question suivante :

Que devons-nous arrêter de faire pour faire des progrès sur notre but le plus profond ?

Je pense que le choix était donc assez rapide à faire !  😉 La structure d’animation se base sur une séquence de questions auxquelles le groupe va répondre en utilisant le 1-2-4-All. Les questions que j’ai choisies à ce jour sont :

1. Qu’est-ce qui pourrait arriver de pire pour vous en 2019 ?
2. Comment faire pour que cela arrive ?
3. Que faites-vous aujourd’hui qui y ressemble ?
4. Comment faire pour arrêter ?

Note : cette version va légèrement plus loin que ce que j’avais pu faire dans ma structure de Kick-Off, même si l’idée est globalement la même.

1-2-4-All

• Pour impliquer chaque personne dans la recherche de réponses
• Pour créer des espaces ou les participants peuvent s’exprimer sans crainte et diminuer les différences hiérarchiques et de pouvoir
• Pour enrichir la qualité des observations et des idées avant leur expression
• Pour conduire naturellement vers un consensus ou une compréhension partagée

C’est un processus très similaire au Consensus Workshop qui est utilisé dans le TRIZ.

Energizer d’après Pause

Enfin, je voulais redonner un peu de mouvement après la pause en gardant en tête cette idée de Team Building. 2 options me sont donc venues à l’esprit, en réfléchissant aux activités que je n’avais probablement pas encore faites avec ce groupe :

• Movers and Shapers : pour montrer l’impact d’un élément sur une dynamique globale de groupe
• Le jeu des chaises : pour montrer l’importance de la transparence des objectifs pour la coopération entre personnes

Ce seront des options à présenter et voir ce qui semblera le plus pertinent à mettre en oeuvre le jour J !  😉

Proposition

Voici la proposition que j’ai envoyée afin d’avoir un premier feedback des demandeurs. Nous avons pu échanger sur les différentes parties et cela a pu leur donner une première idée de ce qui pouvait se produire pendant cette session. J’ai pu obtenir quelques informations complémentaires concernant le lieu et d’autres contraintes ce qui nous a permis de faire certains choix structurants pour l’animation.

Comme précisé plus tôt dans l’article, nous avons bien réussi à combiner activités en sous-groupes et activités en groupe complet ce qui devrait permettre du mouvement et de l’engagement à différents niveaux.

Conclusion

Voici un article supplémentaire sur de la conception d’atelier qui m’est apparu comme intéressant à partager. J’espère que le cheminement de réflexion pourra vous être utile pour vos propres conceptions d’atelier même s’il est bien évident que ce n’est qu’une manière de faire, en tout cas ma manière de faire 🙂

J’écrirais probablement un prochain article sur le déroulé de cette rétrospective avec mon retour sur ce premier test des Liberating Structures sur le terrain !

Sur ce, je vous laisse avec ce dernier article de l’année 2018 et vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année !

A l’année prochaine 😉